Search

La situació pandèmica que estem vivint des d'inicis de 2020, ha accelerat una transformació digital que ha permès a les empreses continuar operant amb certa normalitat, adoptant noves formes de treballar gràcies a les TIC. Aquest treball es basa en el cas real d'una gran empresa que està emprenent aquests reptes recolzant-se en múltiples proveïdors externs, que gestionen els serveis TIC de l'àrea del lloc de treball i on cadascun d'aquests proveïdors utilitza un sistema de gestió documental propi, dificultant el govern del servei per part del departament TIC i minvant la creació de coneixement troncal dins de l'organització. Tanmateix, l'empresa contractant no disposa d'un sistema de gestió del coneixement centralitzat, provocant la duplicitat i la inconsistència de la informació interna i externa. L'objectiu del treball és analitzar la situació actual de l'organització per recollir tots els requeriments i dissenyar un sistema de gestió del coneixement centralitzat, on l'auditoria i els diferents àmbits de difusió de la informació tindran un paper fonamental per garantir la privacitat i confidencialitat de les dades, alhora que es promou la col·laboració i la creació de coneixement entre les àrees de la companyia i els proveïdors que gestionen les TIC. El disseny es desplegarà en un prototip funcional, emulant l'estructura organitzativa de l'empresa segons el domini analitzat (àmbits de difusió, categories de documents i rols de gestió), amb la finalitat de provar totes les funcionalitats requerides i concloure amb una valoració final dels objectius assolits. The pandemic situation we are experiencing since the beginning of 2020 has accelerated a digital transformation, allowing the companies to continue to operate normally and adopting new ways of working. This project is based on a real case of a large company that is undertaking these challenges by relying on multiple outsourced suppliers, that manage ICT services in the workplace area and where each of these suppliers uses their own document management system, hindering the general management of the service by the in-house ICT department and diminishing the creation of core knowledge within the organization. However, the contracting company does not have a centralized knowledge management system, leading to duplication and inconsistency of internal and external information. The goal of the work is to analyze the current situation of the organization to collect all the requirements and design a centralized knowledge management system, where the audit and the different scopes of information dissemination will play a key role in ensuring privacy and confidentiality of data, while promoting collaboration and knowledge creation between the company areas and the suppliers that manage ICT. The design will be deployed in a functional prototype, emulating the organizational structure of the company according to the domain analyzed (dissemination scopes, categories of documents and management roles), to test all the required functionalities and conclude with an assessment end of the objectives achieved. La situación pandémica que estamos viviendo desde inicios de 2020, ha acelerado una transformación digital que ha permitido a las empresas continuar operando con cierta normalidad, adoptadora nuevas formas de trabajar gracias a las TIC. Este trabajo se basa en el caso real de una gran empresa que está emprendiendo estos retos apoyándose en múltiplos proveedores externos, que gestionan los servicios TIC del área del puesto de trabajo y donde cada uno de estos proveedores utiliza un sistema de gestión documental propio, dificultando el gobierno del servicio por parte del departamento TIC y menguando la creación de conocimiento troncal dentro de la organización. Aun así, la empresa contratante no dispone de un sistema de gestión del conocimiento centralizado, provocando la duplicidad y la inconsistencia de la información interna y externa. El objetivo del trabajo es analizar la situación actual de la organización para recoger todos los requerimientos y diseñar un sistema de gestión del conocimiento centralizado, donde la auditoría y los diferentes ámbitos de difusión de la información tendrán un papel fundamental para garantizar la privacidad y confidencialidad de los datos, a la vez que se promueve la colaboración y la creación de conocimiento entre las áreas de la compañía y los proveedores que gestionan las TIC. El diseño se desplegará en un prototipo funcional, emulando la estructura organizativa de la empresa según el dominio analizado (ámbitos de difusión, categorías de documentos y roles de gestión), con el fin de probar todas las funcionalidades requeridas y concluir con una valoración final de los objetivos logrados.

Sol·licitant de l'informe: Gerència de Mobilitat i Infraestructures

Tras explicar la relacion del Archivo con la fotografia y el origen de sus fondos fotograficos, se describe el conjunto de procesos establecidos en los ultimos anos para gestionar, conservar y divulgar el aproximadamente millon de fotografias que custodia. Finalmente se presenta una relacion descriptiva de sus principales fondos y colecciones fotograficas.

[CA] Aquest projecte final de carrera té com a finalitat explicar el sistema arxivístic dels quatre pobles de la Valldigna: Simat, Benifairó, Tavernes i Barx. Tant les seves fortaleses com les debilitats. Quant a les fortaleses, hi explique els aspectes forts i com mantenir-ne el nivell, mentre que en el cas de les debilitats, explique quines són aquestes debilitats i com millorar-les. Aquests quatre municipis tenen, igual que tots els pobles, diferències com ara la geografia, cultura, economia, etc. Però tenen una cosa en comú, una història en comú i un arxiu municipal. Per desgràcia no tots els municipis tenen el mateix arxiu. Per exemple, Tavernes és una ciutat i el seu arxiu és més gran que el de la resta de pobles de la Valldigna. També cal dir que al llarg de la història diversos fets van fer que molt arxius hagen quedat molt deteriortats. A Simat, per exemple, hi hagué terratrèmols que va afectar diversos edificis (entre els quals hi ha el Monestir de Santa Maria de la Valldigna), així com altres fets actuals, com és la Guerra Civil espanyola, on una gran quantitat de document foren destruïts, desaparegueren o van ser confiscats i portats a l’“Archivo de Guerra de Salamanca”. Aquets i molt altres fets i motius han fet que molta documentació important hi haja desaparegut. En els quatre pobles que formen la Valldigna hi ha arxius que són més nous, com és el cas de Simat, en què la documentació data des de el 1900, i n’hi ha d`altres que són més antics, com és el cas de Tavernes de la Valldigna, on hi ha documentació des de 1704. Tots tenen, però, una cosa en comú, que no és cap altra cosa que tenir un arxiu que s`ha de saber utilitzar d`una forma correcta i també que el manteniment de tots aquest arxius ha de fer-se de la manera més correcta. La meva feina és analitzar els arxius que tenen els quatre pobles amb l`ajuda de l’arxiver de la Mancomunitat de la Safor, Gonçal Benavent, de l`arxivera de l`arxiu de Tavernes de la Valldigna i del meu director de Projecte Final de Carrera (Vicent Gimenez Chornet), i fer una anàlisi del arxius del quatre pobles que integren la Valldigna. Els quatre pobles s`anomenen Valldigna perquè segons compta la llegenda, en el segle XIII el rei Jaume II el Just anava cavalcant per les comarques meridionals de València i va passar per la Vall d`Alfandec. El rei es va quedar meravellat de la bellesa del paisatge i va dir: “Pare abat, fixeu-vos quina vall més rica i ubèrrima. De la muntanya fins a la mar és un verger. Vet ací un lloc adequat per a establir un monestir del vostre orde cistercenc”. L`abat Bononat va contestar distretament al monarca el següent: “Vall digna d´un monestir”, amb la qual cosa rebatejà aquest indret. “Vos li acabeu de donar el nom –digué el rei Jaume II–. Aquesta vall serà anomenada, d´ara en davant, VALLDIGNA, i el monestir que vós hi assentareu, amb el monjos del vostre orde de Santes Creus, a honor de Santa Maria, serà anomenat Monestir de Valldigna”. I és d’aquesta manera que va nàixer el nom d’aquesta vall.

L’objectiu d’aquest article és doble: d’una banda, presentar els conceptes d’aplicació jurídica en protecció de dades i, con-cretament, de la Llei orgànica 15/1999 de protecció de dades de caràcter personal (LOPD), amb una casuística a tractar per als documentalistes; d’altra banda, indicar com el disseny del sistema de gestió documental ha de contemplar els re-queriments de tota aquesta normativa d’obligat compliment, però a més aquells aspectes menys pautats per la regulació i que requereixen l’elaboració de nous instruments o recursos per fer-la efectiva. Al llarg de l’article es plantegen qüestions i supòsits a partir de l’exemple de la implementació de models de gestió de dades personals per a encàrrecs de digitalitza-ció de fons fotogràfics. Finalment, l’aproximació al tema convida a preveure mecanismes per a garantir drets relatius a les dades personals en l’entorn tecnològic, dins dels processos de gestió documental., The aim of this paper is twofold: on the one hand, introducing concepts of legal application in data protection and, in particu-lar, of the Organic Law 15/1999 on the Personal Data Protection (LOPD) to deal with a casuistry for Documents Specialists; on the other hand, showing how the design of document management system should meet the requirements of all these mandatory regulations, but also those aspects less ruled by law that require developing new tools or resources to make it effective. The article explains how apply personal data protection law taking as case study the digitization of photographic collections. Finally, the approach to this subject aims to become an opportunity inviting you foresee, within documentation processes, some assurance mechanisms for rights that involve personal data in the technological management., El objetivo de este artículo es doble: por una parte, presentar los conceptos de aplicación jurídica en protección de datos y, concretamente, de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), con una casuística a tratar por los documentalistas; por otro, indicar como el diseño del sistema de gestión documental debe contemplar los requerimientos de toda esta normativa de obligado cumplimiento, pero además aquellos aspectos menos pautados por la regulación y que requieren la elaboración de nuevos instrumentos o recursos para hacerla efectiva. A lo largo del artículo se plantean cuestiones y supuestos a partir del ejemplo de la implementación de modelos de gestión de datos personales para encargos de digitalización de fondos fotográficos. Finalmente, la aproximación al tema invita a prever mecanismos para garantizar derechos relativos a los datos personales en el entorno tecnológico, dentro de los procesos de gestión documental.

Les normes de sistemes de gestió desenvolupades per la International Organization for Standarization (ISO) promouen un enfocament a processos per tal d'assolir amb eficiència els resultats desitjats per una organització. Es revisa aquest enfocament sistemàtic que proposa la ISO i quina és la seva aplicació en els programes de gestió documental a partir d'un exemple senzill. Es demostra que, en aquest context, el mapa de processos i les fitxes de procés són peces indispensables per poder desenvolupar els processos i les eines documentals de classificació, accés i avaluació., The Management System Standards, (MSS) promote an process approach in order to attain efficiently the results wished by an organisation. This article reviews, from a simple example, this systematic approach that proposes the International Organization for Standardization, (ISO) and which is his application in the records management programs. It shows how, in this context, the business process models and the index cards of processes are indispensable pieces to develop the processes of records classification, access and evaluation., Las normas de sistemas de gestión desarrolladas por la International Organization for Standarization (ISO) promueven un enfoque basado en procesos para lograr con eficiencia los resultados deseados por una organización. Se revisa este enfo-que sistemático que propone ISO y cuál es su aplicación en los programas de gestión documental a partir de un ejemplo sencillo. Se demuestra que, en este contexto, el mapa de procesos y las fichas de procesos son piezas indispensables para poder desarrollar los procesos y las herramientas documentales de clasificación, acceso y evaluación.

L'objectiu general d'aquest treball és presentar el projecte d'implementació d'un model de gestió de dades personals per part d'una empresa que ofereix serveis de digitalització d'acord amb el compliment de la legislació vigent. El objetivo general de este trabajo es presentar el proyecto de implementación de un modelo de gestión de datos personales por parte de una empresa que ofrece servicios de digitalización de acuerdo con el cumplimiento de la legislación vigente. Master thesis for the Information and Knowledge Society program.