Search

Cilj je ovog rada pokazati dio razloga zašto postati, biti i ostati arhivist ili arhivistica, što nas motivira i koje potrebe zadovoljavamo kao pripadnici svoje profesije i znanosti. Kako društvo sve više postaje e- društvo osobe koje u moru informacija znaju kako brzo doći do one prave, pouzdane i autentične sve više dobivaju na cijeni. Arhivska struka mora naučiti motivirati osobe da postanu njeni pripadnici. Obrada, sređivanje i opisivanje gradiva razlikuju arhivski rad od onog knjižica ili muzeja. Pravilno obradili i prezentirali gradivo zahtijeva istraživački rad, proučavanje stvaratelja gradiva, njegovih nadležnosti, sustava uredskog poslovanja, povijesnog razdoblja u kojem je djelovao, društveno- političkog sustava, relevantnih zakona, čelnih osoba, organizacijske strukture, vrste dokumenata nastalih njegovim radom i njihove vrijednosti, pravnog i informacijskog značaja i potencijala. Sve osobe koje vole neprestano usavršavanje znanja obradom gradiva dolaze na svoje. Sve informacije prikupljene za izradu obavijesnog pomagala o danom fondu mogu poslužiti za izradu znanstvenih radova. Arhivi obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva i određuje mjere njegove zaštite. Osobe kojime su prirodno sklonije i nadarenije za rad s ljudima, imaju dobre komunikacijske vještine, a istodobno žele i podučavati i neprestano učiti plivat će poput ribe u vodi u odsjeku za gradivo izvan arhiva. Nerijetko će spašavati gradivo od uništenja i propadanja, pronaći prave bisere važne za povijest i druge znanosti, stvoriti i sačuvati informacije o stvaratelju i gradivu bez kojih obrada ne bi bila moguća ili bi bila nepotpuna. Odsjek za gradivo izvan arhiva zadužen je za izlučivanje gradiva kod stvaratelja i imatelja. Arhivisti odsjeka za gradivo izvan arhiva najaktivnije sudjeluju u oblikovanju pisane baštine. Cijela je svrha čuvanja arhivskog gradiva njegovo korištenje. Rad s ljudima izazov je sam po sebi. Osim iznimno dobrog poznavanja i snalaženja u fudnusu danog arhiva, neophodno je odlično poznavanje povijesti institucija, uredskog poslovanja, specifičnosti svakog stvaratelja, i poznavanja arhivske mreže u zemlji i inozemstvu. Bitni su radoznalost, istraživački duh i upornost. Korisnička služba treba znati kako doći do informacija iz i o arhivskom gradivu. I, ne manje važno, prevaliti put od katkad veoma nejasnog upita korisnika do konkretnog dokumenta. Arhivi organiziraju predavanja, tečajeve, priređuju izložbe i potiču zanimanja za arhivsko gradivo i arhivsku djelatnost. Ovo je polje u kojem arhivist/ica može najviše pomicati granice. U ovo područje rada spadaju kontakti s medijima, suradnja s drugim ustanovama, rad u područjima s kojima se arhivi u prethodnim razdobljima nisu često susretali, kao što su lobiranje, kulturna propaganda i turistička promocija, ali i pitanja isplativosti, posjećenosti, cost-benefit analiza. Arhivska je zajednica poprilično zatvorena i rigidna, nesklona promjenama. Pionirski duh, smjelost i odvažnost imaju svoju cijenu, svugdje i uvijek. Pomicanje granica preporučam inovativnim, kreativnim osobama koje čvrsto vjeruju u svoje ideje i nije ih lako pokolebati. Uz kreativnost, važna je strpljivost. Razvoj arhiva, arhivske službe, arhivske teorije i prakse nije ni blizu kraja. Zadnjih se desetljeća promjena arhivske paradigme vezuje uz tehnologiju, računala. Računala su samo ubrzala promjenu koja je arhivskoj struci neophodna, poželjna i neizbježna. Odgovorni smo za ono čega se sjećamo, arhivisti više ne mogu izbjegavati i ignorirati svoju odgovornost za sjećanje grada, države, korporacije čiji su dio. Arhivisti i arhivi od nekadašnjih pasivnih čuvara memorije postaju njeni aktivni stvaratelji, odnosno oni koji se intelektualno brinu za oblikovanje, pronalaženje, usvajanje, zadržavanje i uporabu informacija iz e-gradiva. Arhivi od mjesta sjećanja postaju mjesta pamćenja. Rijetke se generacije koje imaju privilegij sudjelovanja u promjeni paradigme svoje znanosti, u njenom određivanju i oblikovanju, i po meni, nema većeg motiva zašto odabrati arhivistiku. Rad u arhivu posredno zadovoljava mnoge potrebe i nagone. Plaća nam omogućava zadovoljenje bazičnih fizioloških potreba. Sve dok postoje organizirane zajednice ljude, čiji je odnos uređen zajedničkim dogovorom, arhivi(sti) će biti potrebi, te je zadovoljena potreba za sigurnošću. Arhivisti su povezani kroz prostor i vrijeme. Kvaliteta današnje obrade fonda i te kako ovisi o dobrom radu nekadašnje pisarnice i pismohrane. Kad današnji arhivisti odobre izlučivanje gradiva, ono više ne postoji. Oblikovanje povijesti zadovoljava potrebu za moći. Nema arhivista/ice koji nije zadovoljan kad vidi knjige, izložbe, članke i emisije za koje se koristilo gradivo koje je obradio, što je samopotvrđivanje. Svaki je znanstvenik sretan kad ga se citira. Glavni je motiv, glavna potreba, potreba za transgeneracijskoj egzistencijom, potreba da nas se pamti, potreba za postojanjem i nakon smrti. Rad u arhivu omogućava da od primarnih nastanu sekundarni i tercijarni izvori informacija, te suptilno i posredno zadovoljava ovu potrebu, koju ni roditeljstvo ne može zadovoljiti do kraja. Zašto odbrati arhivistiku, zašto postati, biti i ostati arhivist/ica? Zato jer tako postojim kroz vrijeme i prostor. I kad umru djeca moje djece, i kad više ne bude osoba koji će me se sjećati, i se raspadne moj nadgrobni spomenik, postojat ću kroz knjige, izložbe, emisije i radove istraživača i korisnika koji se služe i koji će se služiti gradivom (informacijama) fondova i zbirki koje sam sredila i obradila.

U 19. st. počinje sustavno prikupljanje arhivskog gradiva, i usporedo s tim, osnivanje modernih arhiva, ustanova koje preuzimaju, čuvaju, obrađuju i daju na korištenje gradivo različitih stvaratelja. Buđenjem nacionalnih država arhivi dobivaju svoje moderno značenje. Događanja 20. stoljeća, ponajviše globalizacija i globalna privreda dovele su do krize poznatih instituta, poput kulture. Dodatnu krizu u arhivistici izazvala su i računala koja su dovela do prvih međunarodnih arhivističkih normi i standarda, u fokus dovela pitanje koje se gradivo uopće smatra arhivskim te gdjegdje razotkrila puni opseg nesređenosti gradiva pohranjenog u arhivima. Arhivistika postaje informacijska znanost koja zadnjih desetljeća ne uspijeva, unatoč brojnim raspravama i teoretičarima, iznjedriti svoje novu paradigmu. Misija arhiva (temeljna zadaća) definirana je relevantnom arhivskom legislativom. Arhivi su ustanove za čuvanje, zaštitu, obradu i korištenje arhivskoga gradiva. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima uređuje i korištenje arhivskog gradiva u arhivima. Pravo na korištenje javnoga arhivskog gradiva imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima. Javno arhivsko gradivo u arhivima daje se na korištenje u službene svrhe, za znanstveno istraživanje i u publicističke svrhe, za potrebe nastave, za izložbe i objavljivanje, radi ostvarenja ili zaštite osobnih prava i u druge opravdane svrhe. Na korištenje privatnoga arhivskog gradiva u arhivima primjenjuju se odredbe o korištenju javnoga arhivskog gradiva, ako zakonom ili drugim propisom nije drukčije uređeno ili ako nije drukčije utanačeno u ugovoru, odnosno ispravi o predaji gradiva u arhivu. Državni arhivi u sklopu svojih zadaća, između ostalog: - sređuju, propisuju i objavljuju arhivsko gradivo, te ga daju na korištenje, - daju podatke, izvatke iz dokumenata i ovjerovljene prijepise na zahtjev korisnika, - izrađuju i objavljuju obavijesna pomagala za pojedine arhivske fondove i zbirke, - priređuju izložbe, predavanja i provode druge oblike kulturne djelatnosti radi poticanja zanimanja za arhivsko gradivo i arhivsku djelatnost, Odredbe Zakona detaljnije su određene Pravilnikom o korištenju arhivskoga gradiva. Ovisno o razini i intenzitetu opisa razlikuju se sljedeća obavijesna pomagala koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva: pregledi arhivskih fondova i zbirki, arhivski vodiči, inventari, regesta, popisi, kazala i dr. Arhivska služba u RH organizirana je na klasičnom modelu. Uz Hrvatski državni arhiv, središnju i matičnu arhivsku ustanovu, postoji 18 područnih državnih arhiva. 2014. godine državni arhivi su pohranjivali 113.731 dužnih metara gradiva. Većina arhivskog gradiva u RH je u klasičnom obliku, na klasičnim medijima, te se ono u i Statističkom ljetopisu iskazuje jedino u dužnim metrima. RH ima 4.284.889 stanovnika. 2014. godine je gradivo, pohranjeno u 19 arhiva, koristilo 12.090 korisnika, što čini 0, 28 % ukupne populacije. U prosjeku je tijekom godine svaki arhiv imao 636, 31 korisnika, odnosno 53 korisnika mjesečno. U arhivima je ukupno bilo zaposleno 498 osoba, od toga 310 djelatnika arhivske struke Osim omogućavanja korištenja gradiva, a u cilju povećanja korisničke populacije, arhivi objavljuju knjige, priređuju izložbe, drže predavanja, uključuju se u manifestacije srodnih baštinskih ustanova, organiziraju radionice i seminare. Ipak, na primjeru publikacija arhiva vidimo da one ne dosežu veliki broj čitatelja / korisnika. Povećanje broja korisnika u područnim državnim arhivima početkom drugog desetljeća tekućeg stoljeća pretežito je posljedica zakona vezanih uz denacionalizaciju i legalizaciju nekretnina. Najčešće istraživačke teme u područnim državnim arhivima su: nacionalizacija/konfiskacija/eksproprijacija imovine (povrat), upis stana/kuće u zemljišne knjige, građevna dokumentacija. Neki od problema arhivske službe su: - većini arhiva nedostaje spremišnog prostora i/ili opreme za pohranu novoga gradiva koje je dospjelo ili dospijeva za preuzimanje, - znatan dio spremišnih objekata nije namjenski građen za pohranu arhivskog gradiva, - postojeći resursi omogućuju obradu i popisivanje oko 2.500 dužnih metara gradiva godišnje. - nedovoljno je razvijen sustav za preuzimanje, obradu i korištenje gradiva u digitalnom obliku. Republika Hrvatska se suočava sa svim problemima karakterističnim za zemlje u tranziciji: siromaštvo, nezaposlenost, iseljavanje mladih i obrazovanih, korumpiranost. Baštinske ustanove, u koje arhivi spadaju, smanjena sredstva koja država dodjeljuje resoru kulture tjeraju u potragu za novim izvore financiranja i prilagođavanje publici, što može dovesti dosmanjenja kvaliteta usluga koje pružaju te podilaženju ukusu i strastima širokih masa i modama trenutka. Jedno od mogućih rješenja krize arhiva, u siromašnoj zemlji u tranziciji, je vraćanje arhiva u okrilje uprave, i njihov rad u svrhu učinkovitog upravljanja. Propisi i njihovo provođenje, a što je vidljivo na primjeru građevinske i tehničke dokumentacije, bitno utječu na broj korisnika arhivskog gradiva, i – u Hrvatskoj – čine pretežiti dio korisničkih zahtjeva. Arhivi već sada nemaju dostatno ljudskih i inih resursa ni za temeljne poslove, poput sređivanja gradiva, te je propitivanje isplativosti i učinkovitosti arhiva u segmentima rada kao što su predavanja, izložbe, izdaju knjige, razumljivo i logično. Korištenje gradiva neminovno razotkriva slabosti dane arhivske službe ili arhiva, na područjima koja mu prethode – čuvanju, zaštiti i obradi. Ukoliko arhiv gradivo nije preuzeo, ukoliko ono nije pohranjeno u adekvatnom prostoru, ukoliko nije obrađeno – ono se niti smije niti može koristiti. Dodatne aktivnosti arhiva – izložbe, predavanja, publikacije – ne povećavaju u znatnoj mjeri korištenje gradiva. Najbolji propisi, najbolje osmišljenije strategije ne znače puno ukoliko ih se ne provodi ili ne postoje sredstva za njihovu realizaciju.

Arhivsko gradivo organizacija civilnog društva često se nalazi u neorganiziranom stanju. Ali još je veći problem takvog gradiva njegov stalan nedostatak vidljivosti. Za razliku od javnih arhiva, koji predstavljaju javne institucije u dotičnoj stvari, akteri organizacija civilnog društva nemaju institucionalnu podršku i često djeluju sa oskudnim resursima. Zahvaljujući toj činjenici, oni su potencijalno fleksibilniji i naginju kreativnim rješenjima, osobito u upotrebi novih tehnologija (primjerice, open source digitalni repozitoriji). Nadalje, za razliku od javnih institucija, oni su prisiljeni uvijek promovirati svoje aktivnosti i misiju kao dio zadobivanja društvene i političke legitimacije. Praksa uspostavljanja community arhiva u Hrvatskoj još je u testnoj fazi. Jedan primjer gradiva koje je stvorila određena zajednica zbirka je fotografija nastala za potrebe grafičkog uređivanja časopisa ARkzin, koji je nastao iz Antiratne kampanje Hrvatske, i kasnije postao nezavisan časopis koji je pokrivao čitav spektar tema: ljudska prava, rat i ratni zločini, politika, medijska teorija, umjetnost, nove tehnologije. Fotografi, čije se fotografije nalaze u zbirci, mogu se podijeliti na profesionalne i amaterske, s tim da su profesionalni danas poznati hrvatski fotografi i umjetnici. Također se mogu podijeliti na fotografe koji su bili aktivni prije devedesetih, i radili za različite novine, te mlađu generaciju koja se formirala početkom devedesetih godina. Broj komada je oko 1500, i većina njih bila je u neorganiziranom stanju, rasuta, te bez identifikacijskih oznaka. Gradivo je trenutno smješteno u Documenti – Centru za suočavanje s prošlošću, gdje je primljeno od glavnog urednika časopisa. U prepoznavanju fotografija, kao preduvjetu za klasifikaciju, korišteno je nekoliko metoda: po postojećim oznakama, po sličnosti entiteta za fotografijama, po tipu papira i serijskim brojevima na poleđini fotografije, uz pomoć različitih osobama koje su upoznate sa tematikom: autora, aktivista, novinara, različitih stručnjaka itd. Kako pravni status vlasništva nad kolekcijom nije jasan, predlaže se model zajedničkog dobra. Ovaj model također podražava vidljivost zajednica proizašlih iz ARK-a i njihovih aktivnosti.

U radu su, deskriptivnom metodom, dani osnovni podaci o najznačajnijim nevladinim organizacijama u Hrvatskoj tijekom 1990-ih: Amnesty International Hrvatske, Antiratna kampanja, ARKzin, Attack! – Autonomna tvornica kulture, B.a.b.e., Centar za mir, nenasilje i ljudska prava Osijek, Centar za mirovne studije, Centar za žene žrtve rata, Centar za ženske studije, DOS – Dalmatinski odbor solidarnosti, Građanski odbor za ljudska prava, Hrvatski helsinški odbor za ljudska prava, Unija 47, Zamir, Zelena akcija, Ženska infoteka, koje su radile na sustavnom promicanju i reagirale na njihova flagrantna kršenja. Rat i krizne situacije u prvi plan dovode pitanje uloge arhiva: služe li arhivi državni/vlasti ili društvu u cjelini? Država i struka trebaju pokazati zrelost i integritet kako bi se zaštitilo i ne-državno gradivo. Adekvatnu metodologiju zaštite tek treba pronaći. Hrvatski državni arhivi u 1990-ima nisu prepoznali nevladine organizacije kao stvaratelje gradiva važnog za Hrvatsku. Naredne su generacije uskraćene za vrijedan dio vlastite baštine što neminovno dovodi do više ili manje neobjektivnih prikaza povijesti.

U srednjem su vijeku isprave i spise Kraljevine Hrvatske i Slavonije čuvali banovi, u svojim kućama, a gradivo se manjim dijelom nalazilo kod kaptola, koji su kao vjerodostojna mjesta čuvali isprave. Na Jadranu se sustavna briga za spise javlja u 13. st. U Hrvatskoj je proces razdvajanja tekućeg gradiva od onog koje ima povijesni karakter započeo u 19. st., a o organiziranoj arhivskoj službi možemo govoriti tek od 20. st. 1899. g. pokrenuto je izlaženje današnjeg Arhivskog vjesnika. Nakon I. svjetskog rata kao samostalne ustanove počinju djelovati arhivu u Zagrebu, Dubrovniku i Zadru, a osnovan je i arhiv u Rijeci. 1950. g. Federativna Narodna Republika Jugoslavija donijela je Opći zakon o državnim arhivima. U razvoju arhivske službe u Hrvatskoj posebno je značajno razdoblje od 1956. do 1962. godine kada je utemeljena mreža arhivskih ustanova, doneseni republički arhivski propisi, te organizirana služba nadzora nad gradivom izvan arhiva. 1979. pri Arhivu Hrvatske osniva se Hrvatska kinoteka. 1980. g. podignuta je namjenska zgrada za arhiv u Karlovcu - jedina takva u Hrvatsko. 1954. g. osnovano je današnje Hrvatsko arhivističko društvo. Filozofski fakultet u Zagrebu je 1980. usvojio program izobrazbe arhivista (arhivskih djelatnika s VSS). Sada na istom fakultetu postoje diplomski i post-diplomski studiji arhivistike. Drugi val razvoja arhivske službe dešava se s osamostaljenjem Republike Hrvatske (RH), kada je 1997. g. donesen prvi hrvatski arhivski zakon, i proširena mreža državnih arhiva. Danas u RH osim Hrvatskog državnog arhiva, koji je središnja i matična arhivska ustanova, postoji 18 područnih državnih arhiva, te jedan specijalizirani arhiv: Hrvatski memorijalno-dokumentacijski centar Domovinskoga rata. Od osamostaljenja RH, arhivska služba je iskušala nekoliko aplikacija, danas se koristi Arhinet. U RH su objavljeni prijevodi međunarodnih normi ICA: ISAD(G) - Opća međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva, ISAAR(CPF) - Međunarodna norma arhivističkog normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji, ISDIAH - Međunarodna norma za opis ustanova s arhivskim gradivom, ISDF - Međunarodna norma za opis funkcija. Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima uređuju se zaštita i uvjeti korištenja, čuvanje, uporaba i obrada arhivskoga gradiva, javna arhivska služba, te nadležnosti i zadaće arhiva. U općim odredbama određeno je da je arhivsko gradivo od interesa za RH i ima njezinu osobitu zaštitu. Arhivsko i registraturno gradivo zaštićeno je bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu, odnosno kod koga se nalazi, te je li registrirano ili evidentirano. Na zaštitu arhivskoga gradiva primjenjuju se i propisi o zaštiti kulturnih dobara. Arhivski provedbeni propisi su Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, Pravilnik o evidencijama u arhivima, Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva, Pravilnik o uvjetima i načinu stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci, Pravilnik o korištenju arhivskoga gradiva, Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima i Pravilnik o stručnom osposobljavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama. Prema statistici u 2011. g. 16 arhiva je pohranjivalo 13.892 fondova i zbirki, u dužni od 101.943 metara. Ukupno je bilo 462 zaposlenih, od toga 277 arhivske struke. Korisnika je bilo 8.024. Prema popisu RH je 2011. g. imala 4.284.889 stanovnika. 8.024 korisnika čini 0, 187 % populacije. U državnom proračunu je vidljivo da je u 2011. g. za arhive izdvojeno 82.201.644 kune. Kad podijelimo 82.201.644 sa 8.024 dobijemo 10.244 kune ili 1.364 eura. Neminovno se postavlja pitanje opravdanosti trošenja nešto malo manje od dvije prosječne, hrvatske, mjesečne plaće po jednom arhivskom korisniku. S obzirom na tešku i dugotrajnu gospodarsku krizu koja vlada u zemlji, za očekivati je rezanje troškova. Pretpostavljam kako bi, da postoje, privatne arhive (dakle ne one koje plaćaju porezni obveznici) s tako malom posjećenošću ukinuli zbog nerentabilnosti.

U Hrvatskoj je 1987. g. donesena Uredba o uredskom poslovanju koja određuje da se akti u uredskom poslovanju mogu obrađivati klasičnim biotehničkim sredstvima ili automatskom obredom podataka. Osobna računala ulaze u široku uporabu od sredine 1990-ih. Tijela su, ovisno o financijskim mogućnostima, u poslovanje uvela osobna računala, s time da svako tijelo nabavlja vlastiti softver za vođenje urudžbenog zapisnika i upisnika upravnih predmeta, u novije doba digitalizaciju spisa i baze podataka. Na tržištu se nudi svašta, od sasvim pristojnih aplikacija usklađenih sa propisima do aplikacija koje u ispisu urudžbenog zapisnika ne nude niti popis pismena koja čine predmet. Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima stvaratelji javnog arhivskog gradiva dužni su predati gradivo nadležnom državnom arhivu u roku koji ne može biti duži od 30 godina. Gradivo nastalo 1990. dospijeva za predaju 2021. godine. Mnoga poduzeća koja su prodavala aplikacije uredskog poslovanja u ranim 1990-im više ne postoje. Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima određuje kako je prije preuzimanja elektroničkih zapisa nadležni arhiv obvezan predavatelju dostaviti popis zahtjeva glede cjelovitosti dokumentacije, kompatibilnosti s postojećom informacijskom tehnologijom, formata i medija na kojemu će se elektronički zapisi predati arhivu te popis zahtjeva glede očuvanja sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti zapisa. Šteta je što se ovi zahtjevi definiraju tek pri predaji gradiva, da su unaprijed definirani, stvaratelji bi mogli sukladno definiranim zahtjevima nabavljati aplikacije za uredsko poslovanje, što bi svakako olakšalo rad arhivima, tijelima i tvrtkama koje izrađuju i prodaju aplikacije. Hrvatska je u prvom desetljeću trećeg milenija donijela niz propisa vezanih uz e- dokumente: Zakon o elektroničkoj ispravi, Zakon o elektroničkom potpisu, Zakon o informacijskoj sigurnosti, Zakon o zaštiti osobnih podataka. U istom je desetljeću praktički donesena i većina važećih arhivskih propisa, neusklađenih s propisima o e-poslovanju. Prema definiciji Zakona o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. g. zapisi ili dokumenti su i strojnočitljivi zapisi i datoteke, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva određuje da se gradivo u elektroničkom obliku pohranjuje tako da se podaci izdvoje iz izvornog sustava, odnosno sustava koji omogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, i pohrane u sustavu koji onemogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, ili tako da se u sustavu u kojem se nalaze onemogući brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka. Elektronički podaci se pohranjuju u najmanje dvije kopije. Od 2000. do 2011. godine postojalo je samostalno tijelo državne uprave koje je obavljalo upravne i stručne poslove koji se odnose na razvitak informacijskog sustava državne uprave, Središnji državni ured za e-Hrvatsku. Ured je izradio Standardni projekt elektroničkog uredskog poslovanja, koji je samo jedan od projekata u okviru koncepta e-Ured unutar kojeg se žele uspostaviti određeni standardi u sustavima za elektroničko uredsko poslovanje u javnoj upravi. Cilj je omogućiti da tijela državne uprave u sljedećih nekoliko godina u potpunosti prijeđu s papirnatog na elektroničko poslovanje te da se uvede red u rješavanju predmeta. Hrvatska je preuzela obvezu do 2020. g. omogućiti integraciju hrvatske javne uprave u jedinstveni europski upravni prostor pri čemu se brišu granice nacionalnih sustava i građanima omogućuje obavljanje prekograničnih usluga. Od 1. siječnja 2010. g. primjenjuje se nova Uredba o uredskom poslovanju. Novost su nešto detaljnije odredbe o elektroničkim dokumentima i elektroničkom uredskom poslovanju. Na Filozofskom fakultetu Sveučilišta u Zagrebu organiziran je diplomskom studiju informacijskih znanosti - smjer arhivistika. No, završeni studij arhivistike nije preduvjet za rad u arhivima. Situacija je ambivalentna jer država financira studij koji nije preduvjet za rad u zanimanju za koje se studente obrazuje. U arhivima zapravo rade osobe koje nisu uspjele naći posao u zvanju za koje su se školovale, a s arhivskom teorijom i praksom se po prvi put susreću tek po dolasku u arhiv. U upravi na poslovima uredskog poslovanja u rijetkim slučajevima rade osobe s visokom stručnom spremom. Najčešće su to osobe koje su završile neku srednju školu i „u hodu“ nauče što treba za obavljanje zadataka radnog mjesta. Znanstveno i stručno bavljenje uredskim poslovanjem nije popularno. Glavnina uredskog i arhivskog poslovanja u RH još se uvijek odvija na klasičnom mediju, papiru. Cijeli koncept rada, cijeli koncept uredskog i arhivskog poslovanja, temelje se na papiru, teorija i praksa temelje se na papiru. Reforma javne uprave kojoj hrvatska država već više desetljeća teži uporno se povezuje s informatizacijom kao svojevrsnom panacejom, što se u svjetskoj praksi odavno pokazalo promašenim konceptom. Bit problema nije u količini informatičke tehnologije i automatizacije. Hrvatskoj su potrebni educirani djelatnici, norme rada, međusobna usklađenost propisa jednih sa drugima, točno određivanje u kojem će pravcu razvitak zemlje ići, usklađenost ciljeva razvoja više segmenata društva i države - obrazovanja, gospodarstva …, te najbitnije - usklađenost želja i realnih mogućnosti. Razvitak Hrvatske ugrožen je snažnom ekonomskom krizom, zaposlenost je u industrije prepolovljena, nezaposlenih je 19 posto. Elektroničko poslovanje pruža svim arhivistima jedinstvenu šansu preispitivanja samih temelja naše struke i znanosti, ne u smislu koncepta fonda, autentičnosti i vjerodostojnosti zapisa i sl., o čemu se već uvelike raspravlja. E- poslovanje nam daje mogućnost da sami sebi odgovorimo na bazično pitanje – koja je naša ulogu u društvu. Želimo li svojim radom pružati legitimitet vlasti koju opslužujemo, što je zapravo bit prirode rada i postojanja arhiva od sumerskih klinastih pločica do danas ; želimo li pružiti ljudima zabavu, što je uloga koju tek savladavamo ; ili je naša uloga u zajednici nešto sasvim treće? Jednostavan i lak odgovor je kako je uloga arhiva pružanje informacija. Ali ovaj odgovor zapravo ne rješava dileme, budući da i opsluživanje vlasti i zabava u sebi uključuju davanje informacija. Arhivistima i arhivistici potrebna je nova paradigma, što je e-poslovanje veoma jasno istaklo.

Tijekom 20. st. broj hrvatskih arhivskih ustanova i zaposlenika povećava se sa svakom novom vlašću. Jesu li povećanja posljedica istinske brige za arhivalije, ili bujanja administracije, ili želje svake nove države da se, pa i osnivanjem pripadajućih institucija, potvrdi kao samostalna zemlja? Hrvatski se arhivi u popriličnoj mjeri drže po strani i „nevidljivi“ su široj javnosti. Kako će se takav stav odraziti na pravo sadašnjih i narednih generacija na gradivo i objektivnu memoriju? Hoće li buduću istraživači umjesto arhivskog koristiti bibliotečno gradivo i tisak jer su bolje sačuvani, lakše pretraži i daleko dostupniji? Gospodarska kriza i nezaposlenost su tipični za zemlje u tranziciji. Ugrožava li strah za egzistenciju profesionalni integritet arhivista? Globalizacija, društvene i ekonomske promjene, veći zahtjevi korisnika, te novi pravci u arhivskoj teoriji od arhiva traže preuzimanje nove, aktivne uloge stvaratelja i čuvanja sjećanja društva u cjelini. globalizacija, društvene i ekonomske promjene, veći zahtjevi korisnika, te novi pravci u arhivskoj teoriji od arhiva traže preuzimanje nove, aktivne uloge stvaratelja i čuvanja sjećanja društva u cjelini. RH je od bivše SFRJ „naslijedila“ loš stav prema uredskom i arhivskom poslovanju. Iako Ustav RH posebice štiti stvari od osobitog kulturnoga i povijesnoga značenja nema razvijene svijesti da je današnje tekuće gradivo budući spomenik kulture.

1990. g. Republika Hrvatska je ukinula jednopartijski sistem, prešla na tržišnu privredu, promijenila dosta propisa i postala samostalna i suverena zemlja. RH je zemlja u tranziciji u kojoj je došlo do niza promjena koje su zahvatile, na posredan i neposredan način, i područje arhivske službe. U arhivskom su zakonu iz 1997. g. bitna novost odredbe koje se odnose na privatno gradivo. Ustav RH određuje da stvari od osobitog kulturnoga, povijesnoga, gospodarskog i ekološkog značenja, za koje je zakonom određeno da su od interesa za RH, imaju njezinu osobitu zaštitu. Odredbe Ustava pobliže su određene arhivskim zakonom i provedbenim propisima. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima uređuje zaštitu i uvjete korištenja, čuvanje, uporabu i obradu arhivskoga gradiva, javnu arhivska služba, te nadležnosti i zadaće arhiva. Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu. Hrvatski državni arhiv utvrđuje popis imatelja arhivskoga gradiva u privatnom vlasništvu za koje po svojoj stručnoj ocjeni utvrdi da je od interesa za državu. Privatno arhivsko gradivo upisuje se u Upisnik vlasnika privatnoga arhivskog gradiva, kojeg vodi HDA i u njega se unose i broj i nadnevak rješenja o proglašenju gradiva dijelom spomeničke baštine. Na stvaratelje i imatelje privatnoga arhivskog gradiva na odgovarajući se način primjenjuju odredbe zakona o javnom arhivskom gradivu, osim ako zakonom nije drukčije određeno. Imatelji privatnoga arhivskog gradiva koji iz bilo koje osnove čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, obavezni su: - obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva, - čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu, - srediti gradivo i izraditi popis, - dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnoga državnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje. Ukoliko imatelj privatnoga arhivskog gradiva nije u mogućnosti srediti gradivo i izraditi popis, dužan je dopustiti nadležnom državnom arhivu da to učini o svom trošku. Ako imatelj privatnoga arhivskog gradiva nemarno ili nestručno čuva gradivo, tako da postoji opasnost da ono bude oštećeno ili uništeno, pa ni nakon opomene nadležnoga državnog arhiva u ostavljenom roku ne osigura uvjete za pravilno čuvanje i stručno održavanje arhivskoga gradiva, nadležni državni arhiv može rješenjem odrediti da se arhivsko gradivo preda arhivu na čuvanje dok imatelj ne dokaže da je osigurao propisane uvjete, i to rješenje izvršiti. Vlasnik privatnoga arhivskog gradiva može ga pohraniti, darovati ili prodati državnom arhivu. Državni arhivi imaju pravo prvokupa arhivskoga gradiva u privatnome vlasništvu. Cijela zemlja, uprava, javne službe, jednako kao i privatne osobe, nemaju dovoljno iskustva i znanja s privatnim vlasništvom. Poteškoće proistječu i iz neinformiranosti šire javnosti o značenju arhiva i arhivskog gradiva, potpune slobode privatnih pravnih osoba glede vođenja uredskog poslovanja, te iz nepoznavanja relevantne legislative. Problem su i nedorečeni i nejasni arhivski propisi koji su duhom proistekli iz razdoblja socijalizma. Problemi arhivske službe nisu novi. Uz nedostatak prostora za preuzimanje “ zrelog” gradiva veliki problem arhiva su djelatnici - nema ih dovoljno, a fluktuacija radne snage je velika. Arhivski su djelatnici, u ogromnoj većini, osobe koje su priučene za rad u arhivskoj struci, a ne osobe koje su stekle formalno, arhivsko srednjo ili visokoškolsko obrazovanje. Hrvatska arhivska služba nema dovoljno materijalnih i ljudskih resursa za kontakt ili rad sa sadašnjim brojem stvaratelja i imatelja privatnoga arhivskoga gradiva, kojih će biti sve više. Hrvatska arhivska služba nema dovoljno znanja, razumijevanja i resursa za puni rad s privatnim stvarateljima. Arhivi, odnosno osobe koje se u arhivima bave privatnim arhivskim gradivom, vrlo rijetko shvaćaju, i/ili ima sluha, za specifičan položaj određenih kategorija privatnih stvaratelja, na primjer udruga. Ogromna je većina udruga smještena u iznajmljenim prostorima, a rad obavljaju volonteri. Udruge do sredstava za obavljanje svojih osnovnih djelatnosti dolaze teško, te im izdvajanje sredstava za zapošljavanje specijaliziranih djelatnika – kao što su arhivisti, najčešće nije moguće, a gotovo uvijek ni prioritetno. HDA, kao središnji i matični državni arhiv, obavlja arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, državnih i javnih ustanova i poduzeća, te pravnih osoba, obitelji i pojedinaca, čija se djelatnost prostirala ili se prostire na čitavom ili većem dijelu RH, odnosno koja ima značenje za RH. Popis imalaca arhivske i registraturne građe prve i druge kategorije u nadležnosti Arhiva Hrvatske iz 1989. g. obuhvaćao je stvaratelje aktivne u doba socijalizma. Tek nakon 18 godina, 23. travnja 2007. g., objavljena je nova kategorizacija stvaratelja arhivskoga gradiva na području nadležnosti HDA. Prema statističkim podacima u RH je, u svim djelatnostima, registrirano ukupno 226.572 poslovnih subjekata, HDA je u I. i II. kategoriju razvrstao 262 javnih stvaratelja i 239 privatnih stvaratelja. Nejasno je koju je metodologiju HDA upotrijebio pri izboru privatnih stvaratelja i kojim se kriterijima vodio pri njihovu odabiru. Kategorizacija nije sustavna i pokazuje nedostatnu upoznatost HDA sa stvarateljima privatnog arhivskog gradiva. Tako je npr. u kategoriji gospodarstvo nabrojano sveukupno 15 stvaratelja, od toga 4 filmske i 1 tvrtka koja se bavi snimanjem nosača zvuka (glazba), a nema proizvođača najpoznatijih hrvatskih proizvoda, počev od Kraša, preko Podravke i Končara, do Đure Đakovića. Kategorizacija je, iz nejasnih razloga, zaobišla neke privatne pravne osobe, izuzetno prisutne u javnosti RH, kao i udruge marginaliziranih i/ili ugroženih društvenih skupina. Velika je zamjerka i to što se kategorizacije ne objavljuje redovito te nisu obuhvaćeni privatni stvaratelji, odnosno nije zaštićeno njihovo gradivo, koji su u ranim godinama nastanka RH imali značajnu ulogu. Kategorizacija ne obuhvaća ni fizičke osobe, nositelje najvažnijih dužnosti u RH. Svakako bi trebalo odrediti da, kao posebna kategorija privatnih stvaratelja, gradivo svih fizičkih osoba koje su obnašale dužnost predsjednika RH i predsjednika najviših sudskih, zakonodavnih i izvršnih tijela: Hrvatskoga sabora, Vlade RH, Ustavnog i Vrhovnog suda, bude sačuvano za buduće naraštaje. Unatoč jasnoj zakonskoj obvezi objavljivanja nacrta podzakonskih akata radi očitovanja korisnika HDA kategorizaciju nije stavio na javnu raspravu. Uključivanje stvaratelja u fazi izrade kategorizacije dovelo bi do veće transparentnosti i, vjerujem, bolje prezentiranosti gradiva svih segmenta društva u RH za sadašnje i buduće generacije, što i jeste temeljna zadaća arhiva, Svjesni situacije i problema vezanih uz zaštitu privatnog gradiva, posebice onog nevladinih udruga, predstavnici dijela nevladinih udruga su tijekom 2003. i 2004. održali više sastanka koji su rezultirali formiranjem Inicijativnog odbora za utemeljenje NGO dokumentacijskog centra. Inicijativu je podržala i Nacionalna zaklada za razvoj civilnog društva. 2006. g. nevladina organizacija Documenta – Centar za suočavanje s prošlošću objavila je prilagođeni prijevod priručnika The Records of NGOs, Memory... To Be Shared. A Practical Guide in 60 Questions Međunarodnog arhivskog vijeća. Publikacija je besplatno dostupna na web stranici Documente. Documenta, u suradnju sa Ž. Heđbeli, za nevladine organizacije diljem Hrvatske organizira besplatne tečajeve "Što i kako s papirima", o tome kako srediti i popisati registraturno i arhivsko gradivo. Arhivsko gradivo čini temelj memorije sveukupne prošlosti određenog društva, države, naroda, organizacije i pojedinca. Dostupnost dokumenata nastalih radom privatnih pravnih i fizičkih osoba istraživačima, znanstvenicima i svim građanima omogućava objektivnije shvaćanje naše prošlosti, intelektualno i fizičko čuvanje gradiva organizacija, pohranu dokaza o njihovom postojanju i radu. Za ispravno i uravnoteženo poimanje vlastite povijesti neophodno je kako gradivo nastalo radom tijela uprave, tako i ono privatnih pravnih i fizičkih osoba. Sagledavajući i objektivno učeći iz svoje povijesti stvaramo čvrste temelje za bolju budućnost. Stoga je potrebno, a što je i dužnost sadašnje generacije prema budućim, pokloniti punu pažnju pitanjima čuvanja i zaštite privatnoga gradiva. Privatno je gradivo sastavni i nezaobilazni dio memorije društva. Privatno je gradivo krucijalan izvor za razumijevanje političke, socijalne i svake druge povijesti, posebice one druge polovice 20. i početka 21. stoljeća.