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Equaciona o Arquivo Distrital do Porto como entidade prestadora de serviços que adopta uma mudança organizacional pela introdução de novas práticas de gestão e inovação de processos. Aborda a problemática da produção de conteúdos digitais, como um processo que requer o desenvolvimento de ferramentas de suporte à produção, armazenamento, recuperação e gestão ao longo do tempo e como um processo que cumpre dois dos objectivos estratégicos – promoção da salvaguarda do património arquivístico e acesso às fontes de informação. Foca os requisitos e as especificações da Sala de Referência e Leitura Virtual, na sua aplicação interna e externa na valência funcional para os serviços prestados ao utilizador, que transporta o Arquivo para a dimensão dos relacionamentos electrónicos.Salienta a implementação de processos de trabalho orientados para o ambiente digital e a relação interactiva com os cidadãos. Apresenta os projectos que concebeu, desenvolveu e implementou entre os anos de 2001 e 20014. This paper equates the Oporto District Archive as a service provider entity that adopts an organizational change by the introduction of new management practices and process innovation. Addresses the digital content production problematic as a process that requires the development of productive support tools, storage, retrieval and long term management and as a process that meets both of the strategic objectives – promoting the safeguarding of archival heritage and the access to sources of information. This management guidance focuses the Service of Reference and Virtual Reading requirements and specifications in his internal and external application on the functional valence of the services provided to the user. This carries the Archive to the dimension to the electronic relationships, blistering the implementation of work processes oriented to the digital environment and the interactive relationship with citizens. This paper also includes some of the projects that Porto District Archive conceived, developed and implemented, in this area, between 2001 and 2014.

Arquivos Distritais: a perspectiva de uma nova missão?

A Missão dos Serviços de Informação e a Política Nacional de Aquisições - Regularizar, Distinguir e Clarificar Competências

Apresenta-se o contexto em que foi concebido o projecto "Consulta Real em Ambiente Virtual" [1], nomeadamente a sua relação com os projectos anteriores do Arquivo Distrital do Porto (DigitArq) e a premência de "actualizar" o relacionamento do Arquivo com os seus utilizadores aproveitando as possibilidades que as tecnologias oferecem e que o "mercado" potencia. Refere-se a sua inserção na sociedade do conhecimento e o uso dos actuais instrumentos tecnológicos e organizacionais, devidamente adequados e ajustados às instituições culturais e aos bens que custodiam e disponibilizam, visando um serviço público de qualidade e mais próximo dos cidadãos. Apresentam-se os requisitos e especifica-se a estrutura das actividades e funções que compõem esta sala de referência e leitura virtual, quer as que se relacionam directamente com os utilizadores (a pesquisa, a gestão dos pedidos, o apoio na referência), quer as internas (controlo dos serviços solicitados; optimização de recursos, obtenção de dados de gestão), realçando as alterações organizacionais que resultam da utilização das TIC. Pretende-se destacar o novo patamar inovacional consentâneo com o desenvolvimento tecnológico apontado para a sociedade, respondendo desde já aos propósitos da implementação do fornecimento, remoto e local, de reproduções digitais de documentos, certificadas em ambiente electrónico/digital. Cuida, assim, da relação interactiva da Instituição com os cidadãos usando as tecnologias e processos disponíveis, implementadas noutras áreas de actividade mas ainda não em uso nas instituições culturais. Consideram-se, ainda, os aspectos que se inserem na implementação do "governo electrónico" e do "comércio electrónico", áreas fulcrais na modernização das instituições e dos serviços de arquivo. Finalmente, abordam-se os aspectos decorrentes da implementação da sala de referência e leitura virtual, dos seus desafios e das questões relacionadas com o acesso e a prestação de serviços pela inovação que lhes aporta, realçando-os no contexto das organizações de arquivo, da Administração Pública e da sociedade portuguesa.

Neste artigo, é apresentada uma visão global e integrada de um conjunto de projectos e iniciativas conduziram ao desenvolvimento de uma plataforma tecnológica que tem como objectivo a criação, gestão e disseminação de material no contexto de um arquivo histórico. Os principais actores nestes projectos concentram-se em três instituições que têm colaborado estreitamente no sentido de atingir os objectivos traçados: o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, o Arquivo Distrital do Porto e a Universidade do Minho. A primeira iniciativa conjunta com estas instituições data de 2003 e deu origem à plataforma tecnológica que suporta o Arquivo Distrital do Porto (ADP) e que se tornou conhecida como Digitarq. Na altura, os objectivos para este projecto resumiam-se ao desenvolvimento de uma aplicação à medida dos requisitos do ADP que permitisse suportar as actividades de descrição arquivística. Ainda durante esse projecto, foram desenvolvidas duas aplicações informáticas adicionais: um motor de pesquisa via Web que permite a qualquer indivíduo consultar e navegar na base de dados de descrições arquivísticas e uma aplicação para gestão de objectos digitais provenientes do Serviço de Digitalização do próprio arquivo. O projecto Digitarq permitiu, em 2004, tornar acessível ao público parte do acervo documental do Arquivo Distrital do Porto, i.e. cerca de meio milhão de registos. A plataforma em pleno funcionamento permitiu identificar algumas das suas fragilidades bem como catalizar ideias sobre serviços adicionais especialmente inovadores no contexto da Administração Pública portuguesa. Assim, surgiram candidaturas a dois novos projectos que têm permitido a prossecução do trabalho que vinha sendo realizado. Neste momento, está em curso um projecto que visa a implementação de um balcão electrónico para um arquivo digital e que permitirá a qualquer utilizador, geograficamente distante, realizar todas as operações que hoje apenas se encontram disponíveis fisicamente no balcão do arquivo. Outro projecto, o RODA - Repositório de Objectos Digitais Autênticos, preocupa-se com a preservação a longo-prazo de materiais digitais e assenta no desenvolvimento de um repositório capaz de garantir a preservação da autenticidade de materiais digitais produzidos por instituições da Administração Pública. Requisitos nascidos de contextos mais residuais têm motivado o desenvolvimento de novos componentes para a plataforma Digitarq, bem como promovido a generalização de alguns dos componentes já existentes. Ao longo deste artigo, iremos discutir as ideias por detrás de cada um destes projectos, algumas decisões tecnológicas e a nova plataforma tecnológica que irá emergir de todos estes contributos e que difere substancialmente da plataforma inicial.

Hoje em dia o acesso aos documentos custodiados pelos arquivos passa pela valorização do ambiente digital: pesquisa e acesso em formatos digitais e, futuramente, pela aquisição/recepção de documentos digitais. Assim, falar em arquivos digitais ganha uma dimensão valorizadora que não se confina à simples existência de ficheiros digitais que reproduzem os originais.É nesta linha que o ADP encarou o desenvolvimento de um projecto que contempla não só a digitalização de originais e a colocação em consulta, local e remotamente, dessas reproduções e dos instrumentos de acesso aos mesmos, como prevê a preparação do relacionamento com os diversos públicos utilizando o mesmo ambiente: fornecimento de reproduções digitais a quem consulta, guias de incorporação em formato digital às entidades produtoras, assessoria visando a incorporação de documentos digitais.O projecto foi um ponto de partida para esta evolução tecnológica em curso no Arquivo Distrital do Porto.

Conteúdos:1. Motivação2. Contexto3. Planeamento4. Execução5. ResultadosO poster proposto pretende expor, como estudo de caso, o projecto Digitarq levado a cabo pelo Arquivo Distrital do Porto. Este projecto, repartindo-se por várias áreas e actividades, pretendeu planear e desenvolver um arquivo digital, entendida esta entidade como um conjunto de tecnologias, recursos e procedimentos organizacionais reunidos para gerir objectos digitais. Nesse sentido foram ensaiados e testados novos serviços a prestar aos utilizadores assim como novas formas de interacção entre a organização ou, mais precisamente, entre os colaboradores de uma organização e os seus clientes. Foram, portanto, consideradas como vertentes essenciais ao longo deste projecto (1) a gestão dos objectos digitais sob o ponto de vista de produção, preservação, recuperação e disponibilização e a gestão de clientes compreendendo o seu estudo (elaboração de perfis), (2) a gestão de pedidos remotos de reproduções e a consulta de documentos em linha.No seu conjunto julgamos esta experiência como produtiva quer sob o ponto de vista de resultados como pela aprendizagem conseguida por todos os membros da equipa de projecto o que, a nosso ver, justifica a partilha da experiência com a comunidade profissional.

Os Arquivistas, a Forma����o, a Profiss��o, Cadernos BAD, N.�� 2 (1992)