Search

Digitalisering är ett hett ämne idag och framförallt i offentlig sektor. Sverige arbetar väldigthårt med att digitalisera och det avspeglar sig i kommunerna och dess arbete. Ett relativt vanligtfenomen idag är att kommuner inför surfplattor till dess förtroendevalda politiker. Surfplattanersätter den tidigare pappersprocessen gällande handlingar inför möten ochbeslutssammanträden. Kommunerna själva och media menar att detta ska effektivisera arbetet,vara ett bättre miljöalternativ och föra med sig papperslöshet. Dock är studier kring dettabegränsat. Det finns inga studier som påvisar vad som egentligen effektiviseras eller hursurfplattan bidrar till detta. Däremot finns det studier avseende surfplattan som substitut förpapper som visar att papperslöshet är en myt och omöjligt att uppnå. Andra studier visar ävenbrister med surfplattan vid exempelvis läsbarhet, att använda på möten och att en surfplattaegentligen inte effektiviserar någonting.Då det fanns väldigt begränsat med forskning kring det här fenomenet kände vi att vi ville grävadjupare i det och titta på hur övergången från papper till surfplatta verkligen upplevs avanvändarna. Vi ansåg att aspekter kring vad surfplattan bidrar med, hur den är som substitut förpapper, läsbarheten på den och vilka möjligheter som finns med surfplattan. Vi kände att dessaaspekter var obesvarade men också viktiga att beröra då detta blir allt mer förekommande blandSveriges kommuner. Vilket då blev vårt syfte med den här studien och realiserades genom enmixad studie på Mjölby kommun.Vi valde att göra en mixad, abduktiv och tolkande studie med både intervjuer och en enkät föratt få en så god bredd som möjligt. Detta utfördes i samarbete med Mjölby kommun som relativtnyligen genomfört en övergång som denna. Vi valde att fokusera på aspekter som berörts itidigare studier avseende surfplattan som arbetsverktyg och sådant som dök upp underintervjuerna.Den slutsats vi kunde dra var först och främst att surfplattan faktiskt är ett väldigt bra substitutför papper då den har flera karaktärsdrag som liknar pappret. Surfplattan fungerar även utmärktatt läsa och arbeta på, åtminstone enligt respondenterna på denna kommun. Surfplattan harresulterat i flexibilitet, mobilitet och en smidighet för politikerna, då pappret nu till stor del harförsvunnit. Surfplattan har även bringat nytta för den administrativt arbetande personalen påMjölby kommun då de nu kunnat minska förbrukningen på papper och kunnat effektivisera sittarbete i distributionen av handlingar. Dock drog vi slutsatsen att allt för lite av justeffektiviseringen når användarna, det är tydligt att det krävs verksamhets- ocharbetsprocessförändringar för att effektiviteten ska gynna både administrationen ochpolitikerna. Angående förbättringar och problem kring surfplattan kunde vi identifiera attmycket handlade om att översätta funktionaliteten från pappret. Det som var bra och smidigtmed pappret måste även existera i surfplattan för att användarna ska vara nöjda. Sen handlardet även om att ta tillvara på de möjligheter som finns när man gör en övergång från analogttill digitalt. Det räcker inte med att vara nöjd när digitalisering av ett tidigare analogt arbete ärutfört, fortsatt utveckling öppnar upp för många möjligheter. Nowadays digitalization is a hot topic, especially in the public sector. Sweden as a country isworking hard with digitalization, and is reflected in the municipalities and their work. Arelatively common phenomenon today is that the municipalities implements tablets for theirelected representatives (politicians). The tablet replaces the previous paper processes regardingdocument management at meetings and decision making for political matters. Themunicipalities themselves and the media means that this should streamline and make the workmore efficient, be a better environmental alternative and contribute to the paperless office.However, previous studies regarding this is limited. There are no previous studies thatdemonstrates what is being streamlined nor how the tablet contributes to this. However, thereare some studies of the tablet as a substitute for paper which shows that the paperless office isa myth and almost impossible to reach. Other studies also show flaws with the tablet, regardingreadability, as a tool at the meeting and that the tablet itself is not streamlining anything.Since previous studies regarding this phenomenon was limited, we felt that we wanted to digdeeper into this and study how the transition from paper to tablet is experienced by the users.We felt that aspects regarding what the tablet is really contributing with, how well of a substitutefor paper it is, readability and what possibilities there is with a tablet. We felt that these aspectswere unanswered but also important since the implementation of tablets is more and morecommon among municipalities in Sweden. Which became our purpose with this study and wasrealized through a mixed method study at the municipality of Mjölby.We chose to do a mixed, abductive and interpretative study with both interviews and aquestionnaire in order to reach as good width as possibly. The study was conducted at themunicipality of Mjölby since they recently did a transition, just as the one that we wanted tostudy. We chose to focus on aspects discussed in previous studies regarding the tablet as awork tool and the ones that appeared during the interviews.The first and foremost conclusion we could draw was that the tablet actually is a good substitutefor paper since it got multiple and similar characteristics as the paper. The tablet is also a goodartefact to read on and to use for everyday work, at least according to the interviewees at thismunicipality. The experienced effects of the tablet are flexibility, mobility and simplicity forthe politicians, since a lot of the paper is now gone. The tablet has also been beneficial for theadministration and the administrative personnel at Mjölby duo to less consumption of paper,more streamlined work process of distributing all the documents. However, we concluded thattoo little of the actual efficiency is reaching the users. It is clear that business and workflowprocesses requires change so efficiency will benefit both administration and the politicians.Regarding improvements and problems with the tablet we identified that a lot is concerned withthe ability to translate and transfer functionality from the paper to the tablet. What is good andsimple with the paper must also exist with the tablet, in order for the users to be pleased. Butalso, the importance to take advantage of the possibilities that arises with the transition from ananalog to a digital work environment. It is not enough to just be pleased with the digitalizationitself, continuous development opens up for many possibilities.