Implementering av samverkansentreprenader med tidig entreprenörsmedverkan i Trafikverket : Erfarenheter från sju projekt

Sammanfattning Trafikverkets har i sin roll som beställare ett uppdrag att särskilt verka för innovation, effektivitet och produktivitet på anläggningsmarknaden. Detta har inneburit ett ökat fokus på att arbeta strategiskt med upphandling där den centrala funktionen Inköp och Logistik (IL) ansvarar för att utveckla gemensamma arbetssätt. En del i detta arbete har varit att ta fram en kontraktsmodell för ökad samverkan och tidig involvering av entreprenören i komplexa och osäkra projekt, något som också har efterfrågats av entreprenadföretagen. Modellen benämns Samverkan Hög med Tidig Entreprenörmedverkan (TEM) och syftar både till ökad flexibilitet och till att få in entreprenörens produktionskunskap i projekteringen. Att upphandla entreprenör itidigt skede är nytt inom Trafikverket. Det är därför viktigt, både för utvecklingen av Trafikverkets egen verksamhet och för infrastruktursektorn i stort, att erfarenheterna av de nya arbetsformerna dokumenteras och utvärderas på ett strukturerat sätt. Den här rapporten beskriver och analyserar erfarenheter från upphandling och tidiga skeden i de sju första TEM-projekten i Trafikverket och baseras huvudsakligen på intervjuer med representanter för olika parter i projekten. Diskussionen baseras på forskning om policyimplementering och fokuserar på hur resurser, tydlighet, motivation och organisationsegenskaper påverkar implementeringen av policyn för Samverkan Hög i Trafikverket.Studien visar att det finns ett stort stöd för kontraktsformen. De flesta av de intervjuade uttrycker en övertygelse att tidig involvering av entreprenör har stor potential, att det är ett modernt arbetssätt som lockar medarbetare och att det i större och mer komplexa projekt är helt nödvändigt att hitta strukturerade men arbetssätt för samarbete. Det finns således många positiva exempel och erfarenheter i projekten, speciellt från det tidiga samarbetet mellan beställare, entreprenör och teknisk konsult kring de tekniska lösningarna. Å andra sidan har projekten också stött på svårigheter och praktiska problem som har hindrat samarbetet. Exempel på sådana problemområden har rört utformningen av ersättningsformer och incitament, roller och ansvarsfrågor när man tar fram en design i samverkan, hur organisationernas interna system stödersamverkan, medarbetarnas attityder och kunskaper samt hur Samverkan Hög relaterar till policyn Renodlad Beställarroll. De sju projekten ser olika ut med avseende på entreprenadform, ersättningsform, upphandlingsförfarande, anbudsutvärdering samt samverkansformen/aktiviteterna i projekten. Detta beror dels på att projekten har olika förutsättningar och behov, dels på att nyckelpersoner i Trafikverkets projektledning har haft olika erfarenhet och har tagit till sig lärdomar från tidigare projekt på olika sätt. Att projektledningen har ett förtroende för samarbete som arbetsform och tydligt kommunicerar sina förväntningar på entreprenören framstår som viktiga framgångsfaktorer. De stora skillnaderna mellan projekten skapar dock en osäkerhet för leverantörer. Flera projekt har också efterfrågat stöd i form av organisationsövergripande rutiner för exempelvis fakturahantering, upphandlingsförfarande och vad som ska täckas av entreprenörsarvodet (CAV). Mycket talar för att större delar av kontraktsmodellen skulle kunna standardiseras utan begränsa projektens anpassningsmöjligheter nämnvärt. Med utgångspunkt i policylitteraturen drar vi slutsatsen att de flesta svårigheter projekten stött på inte bör tillskrivas kontraktsformen i sig. Snarare ser vi att det är svårt att implementera nya arbetssätt i en decentraliserad organisation och att varken Trafikverket och leverantörerna har dedikerat tillräckliga resurser för att skapa ett bredare, projektövergripande lärande. Studien visar på behovet av tydliga spelregler för samverkansprojekt på branschnivå och en beredskap hos organisationerna för att utveckla rutiner och strukturer som stödjer samverkan. QC 20201120 Kvalitativ uppföljning av Samverkansentreprenader ProcSIBE – Upphandling för ett hållbart och innovativt samhällsbyggande