Management of ophthalmic surgical instruments and processes optimization: mixed method study

Aim: Analysis of the use of ophthalmic instruments during surgical procedures in order to propose a material management method. Method: Mixed method study, sequential exploratory design, performed from January to June 2015, at a university hospital in southern Brazil. First, a qualitative approach was held from brainstorming and field observation. Themes were grouped into thematic categories. By connection, the quantitative stage happened through matrix arrangement and linear programming, culminating in the instrument management proposal. Results: Given categories - instruments reorganization according to the time of the surgical procedure and the need surgical instruments for in each procedure - guided the definition of existing restrictions and application of mathematical models. There was an average reduction of 13.10% in the number of surgical instruments per tray and an increase of 17.88% in surgical production. Final considerations: This proposal allowed the rationalization and optimization of ophthalmic instruments, favoring sustainability of the organization. RESUMEN Objetivo: Analizar el uso de instrumentos oftalmológicos durante los procedimientos quirúrgicos y proponer un método de gestión de materiales. Método: Estudio de método mixto, exploratorio secuencial, realizado entre enero y junio de 2015, en un hospital universitario en el sur de Brasil. Primero, se realizó un enfoque cualitativo a partir de la reflexión y la observación de campo. Los temas se agruparon en categorías temáticas. Por conexión, la etapa cuantitativa ocurrió por arreglos de matrices y programación linear, culminando con la propuesta de gestión de instrumentales. Resultados: Las categorías - reorganización del instrumental conforme tiempo del procedimiento quirúrgico y necesidad de piezas para cada procedimiento - orientaron la definición de las restricciones existentes y aplicación de los modelos matemáticos. Verificó una reducción media del 13,10% en el número de piezas por bandejas y aumento del 17,88% de la producción quirúrgica. Consideraciones finales: Esta propuesta permitió la racionalización y optimización de instrumentos oftalmológicos, favoreciendo la sostenibilidad de la organización. RESUMO Objetivo: Analisar o uso de instrumentais oftalmológicos durante os procedimentos cirúrgicos e propor um método de gerenciamento de materiais. Método: Estudo de método misto, exploratório sequencial, realizado entre janeiro e junho de 2015, em hospital universitário no sul do Brasil. Primeiramente, fez-se uma abordagem qualitativa a partir de brainstorming e observação de campo. Os temas foram agrupados em categorias temáticas. Por conexão, a etapa quantitativa aconteceu por arranjos de matrizes e programação linear, culminando à proposta de gerenciamento de instrumentais. Resultados: As categorias - reorganização do instrumental conforme tempo do procedimento cirúrgico e necessidade de peças para cada procedimento - orientaram a definição das restrições existentes e aplicação dos modelos matemáticos. Verificou-se uma redução média de 13,10% no número de peças por bandejas e aumento de 17,88% da produção cirúrgica. Considerações finais: Esta proposta permitiu a racionalização e otimização de instrumentais oftalmológicos, favorecendo a sustentabilidade da organização.