Improvement of project management efficiency with a business intelligence solution in an automotive supplier company

Dissertação de mestrado integrado em Engenharia e Gestão Industrial
The present dissertation thesis was developed under the Integrated Master in Engineering and Industrial Management of the University of Minho. This work was developed in the company Bosch Car Multimedia S.A, in Braga, in the project management section of the development department. The main goal was to improve the project management processes and efficiency by designing and implementing a Business Intelligence solution to monitor the development projects. The methodology “Action-research” was used, and the researcher was inserted in the daily life of a specific project team with the goal to understand their way of work, analyze improvement opportunities and to propose improvement actions. At the same time, a literature review was made with the combination of project management topics with Lean Thinking that aim for the “continuous improvement” of project management and also literature related to metrics, key performance indicators (KPI’s) and Dashboards. After analyzing the team activities, some opportunities were found in several areas that the project manager and the team members faced daily. These improvement opportunities were generally related to the lack of visibility of the several topics, the redundancy of information, documents and templates that were not efficient, lack of awareness on the project metrics and KPI’s. The solution proposed to use PowerBI to create a Project Dashboard that could centralize the topics on one single place, aiming for increasing visibility and information sharing. After the implementation on the first project, it was possible to reduce the time spending on team meetings, reports preparation, report meetings and some documents were simplified to be faster to fill and read. With the implementation, it is possible to estimate the saving amount of 7580€ on time savings, on one single project. The feedback of the team was collected using a questionnaire; the general perception is frankly positive and the expansion to other projects highly recommended. This expansion to other projects and to integrate several projects in the same dashboard, creating a “Portfolio Management Dashboard” was also initiated, but not concluded. Thus, the expansion of the dashboard is a suggestion for future work, allowing to integrate other projects and other project management departments, aiming for the benefits obtained with the first trial project.
A presente dissertação foi desenvolvida no âmbito do Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial da Universidade do Minho. Este projeto foi desenvolvido na empresa Bosch Car Multimedia S.A, em Braga, na secção de Gestão de Projetos do departamento de desenvolvimento. O objetivo principal do projeto foi melhorar os processos e eficiência da gestão de projetos através do desenvolvimento de uma solução de Business Intelligence para monitorização de projetos de desenvolvimento. A metodologia investigação-ação foi aplicada e o investigador inserido no dia-a-dia de uma equipa de projeto específica com o intuito de perceber o método de trabalho da equipa, identificar oportunidades de melhoria e propor ações de melhoria. Ao mesmo tempo, foi realizada uma revisão de literatura sobre tópicos relativos a gestão de projetos e pensamento lean com o objetivo da “melhoria contínua da gestão de projetos” e ainda literatura relativa a métricas, indicadores-chave de desempenho (KPI’s) e Dashboards. Depois de analisadas as atividades da equipa, foram encontradas várias oportunidades de melhoria em diversas áreas que o gestor de projeto e a equipa lidavam diariamente. Estas oportunidades de melhoria estavam de forma genérica associadas à falta de visibilidade da informação, à existência de redundância da mesma, documentos e templates que não eram eficientes e ainda a falta de perceção das métricas e KPI’s do projeto. A solução proposta em usar o PowerBI para criar uma dashboard que permitisse centralizar toda a informação num único local, procurou aumentar a visibilidade da informação e eficiência na partilha da mesma. Depois da implementação no primeiro projeto, foi possível reduzir o tempo despendido em reuniões de equipa, preparação de relatórios, reuniões de reporte do projeto e alguns documentos foram simplificados para permitir um preenchimento mais rápido. Com a implementação, foi possível obter ganhos de tempo que se traduzem em 7580€ anuais num único projeto. O feedback obtido da equipa através de um questionário foi positivo e a expansão para outros projetos fortemente recomendada. A expansão para outros projetos e a integração de vários projetos na mesma dashboard criando uma “Dashboard de gestão de portfólio” foram iniciadas, mas não concluídas, sendo deixada como sugestão de trabalho futuro realizar essa expansão para outros projetos e outros departamentos com o intuito de obter os benefícios conseguidos no primeiro.