Proposal to reduce or eliminate paper consumption in a public work contract in southern Bogotá with the implementation of electronic document management

El presente artículo se realiza con el fin de diseñar y plantear una propuesta para poder disminuir o eliminar el uso de papel en los procesos administrativos de los contratos de obra pública en el desarrollo de la gestión documental. Esto, se realiza con el fin de disminuir los impactos ambientales que viene presentando el planeta debido a la sobre explotación de los recursos naturales para suplir las necesidades humanas. Para poder diseñar y plantear la propuesta, se identificó el proceso actual del manejo de emisión y recepción de informes y correspondencia en un contrato de obra pública que se está ejecutando en la ciudad de Bogotá D.C; posteriormente se establecen los requisitos para implementar la gestión documental electrónica, como se debe desarrollar, que características debe tener y los recursos necesarios para su implementación; luego se analizaron referentes bibliográficos donde se desarrolló alternativas de solución similares y tuvieron éxito en su funcionamiento, para de esta manera tener las bases del diseño del proceso que se debe llevar a cabo para la puesta en marcha de la gestión documental electrónica y así generar la disminución o eliminación total del consumo de papel en los procesos de la gestión documental en los contratos de obra pública. This article is made in order to design and propose a proposal to reduce or eliminate the use of paper in the administrative processes of public works contracts in the development of document management. This is done in order to reduce the environmental impacts that the planet has been presenting due to the over-exploitation of natural resources to meet human needs. In order to design and propose the proposal, the current process of handling the issuance and reception of reports and correspondence was identified in a public works contract that is being executed in the city of Bogotá D.C; subsequently, the requirements to implement electronic document management are established, how it must be developed, what characteristics it must have and the necessary resources for its implementation; Later, bibliographic references were analyzed where similar solution alternatives were developed and they were successful in their operation, in order to have the bases of the design of the process that must be carried out for the implementation of electronic document management and thus generate the reduction or total elimination of paper consumption in document management processes in public works contracts. Especialización