The use of chatbot to identify risks in information technology projects

Submitted by Nadir Basilio (nadirsb@uninove.br) on 2021-05-17T21:04:44Z No. of bitstreams: 1 Marco Antonio Costantino Valentini.pdf: 7198882 bytes, checksum: bd8c05f9cc33b87e6a7723bf00ea1d81 (MD5) Made available in DSpace on 2021-05-17T21:04:44Z (GMT). No. of bitstreams: 1 Marco Antonio Costantino Valentini.pdf: 7198882 bytes, checksum: bd8c05f9cc33b87e6a7723bf00ea1d81 (MD5) Previous issue date: 2021-02-25 The literature demonstrates the importance of Risk Management in projects, as well as the difficulty of project managers in identifying risks. Some existing techniques and tools prove to be very laborious or ineffective for the adequate treatment of risks in projects, so that the identification of these risks is undersized, with negative impacts on their results and objectives. This research aims to facilitate the identification of risks in information technology (IT) projects through the use of a tool, a chatbot, in which project managers can inform the characteristics of their projects, to obtain a list of most likely risks to the analysis processes. As a research method, Design Science Research was applied in four phases. In the first phase, the problem was identified through a survey of 158 managers and project team members, aiming to identify the difficulties that are encountered in the identification of risks, generating a list. Phase 2, defining the objectives of a solution, was used a focus group with ten experienced IT project managers, aiming to obtain a satisfactory solution, aiming to confirm and expand the findings of the initial survey. In the next phase, of design and development, a base with 1,725 risks was synthesized in 1540 and the chatbot (prototype) was developed. In the demonstration and evaluation phase, the chatbot was used to solve an instance of the problem, presenting it to the confirmatory focus group and it was observed how well the chatbot supports the solution of the problem, comparing the objectives of the developed solution with the results obtained in the demonstration phase. As a result, it was found that the artifact reached met the objectives of utility, ease of use, effectiveness and operational viability. The practical contribution of this research is to facilitate the identification of risks at any time during project management, especially in the initiation phase and, as early as possible, to plan the most appropriate responses and actions. A literatura demonstra a importância da Gestão de Riscos em projetos, bem como a dificuldade dos gerentes de projeto na identificação de riscos. Algumas técnicas e ferramentas existentes se mostram muito trabalhosas ou pouco eficazes para o tratamento adequado dos riscos em projetos, de maneira que a identificação desses riscos é subdimensionada, com impactos negativos em seus resultados e objetivos. Esta pesquisa tem como objetivo facilitar a identificação de riscos nos projetos de tecnologia da informação (TI) por meio da utilização de uma ferramenta, um chatbot, no qual os gerentes de projeto possam informar as características dos seus projetos, para obtenção de uma lista de riscos mais prováveis para os processos de análise. Como método de pesquisa, foi aplicado o Design Science Research em quatro fases. Na primeira fase, foi identificado o problema, por meio de uma survey com 158 gestores e membros de equipe de projetos, visando identificar as dificuldades que são encontradas na identificação de riscos, gerando uma lista. A fase 2, definir os objetivos de uma solução, foi utilizado um grupo focal com dez gestores de projetos de TI experientes, visando a obtenção de uma solução satisfatória, visando confirmar e expandir os achados do levantamento inicial. Na fase seguinte, de design e desenvolvimento, uma base com 1.725 riscos foi sintetizada em 1540 e foi desenvolvido o chatbot (protótipo). Na fase de demonstração e de avaliação, usou-se o chatbot para resolver uma instância do problema, apresentando-o ao grupo focal confirmatório e observou-se quão bem o chatbot suporta a solução do problema, comparando os objetivos da solução desenvolvida com os resultados reais obtidos na fase de demonstração. Como resultado, verificou-se que o artefato atendeu aos objetivos de utilidade, facilidade de uso, efetividade e viabilidade operacional. A contribuição prática desta pesquisa está em facilitar a identificação de riscos em qualquer momento da gestão de projetos, principalmente na fase de iniciação e assim, com a maior antecedência possível, planejar as respostas e ações mais adequadas.