Mapeamento do processo de tramitação dos contratos relacionados aos ensaios clínicos financiados pela indústria farmacêutica no Hospital de Clínicas de Porto Alegre

Introdução: a formalização do contrato é essencial para que um ensaio clínico patrocinado pela indústria farmacêutica inicie em uma instituição de pesquisa. A agilidade dos processos na tramitação contratual é muito importante para a estratégia de uma instituição que deseja ser referência em pesquisa clínica. Nesse sentido, utilizar uma disciplina de gerenciamento de processos pode contribuir na análise dos atuais processos organizacionais e possibilitar melhorias a partir de uma visão ampla de processos. O Business Process Management (BPM) é uma disciplina gerencial que propõe que os objetivos organizacionais sejam alcançados por meio da definição, desenho, controle e transformação contínua de processos de negócio. Objetivos: realizar o mapeamento do processo de tramitação dos contratos relativos aos ensaios clínicos patrocinados pela indústria farmacêutica, realizados no Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA) e administrados pela Fundação Médica do Rio Grande do Sul (Fundmed). Métodos: a pesquisa utilizou um método misto, que foi dividido em três fases: o levantamento de dados secundários, relacionados aos prazos de tramitação contratual; a pesquisa de opinião do tipo survey interseccional, de natureza exploratória, com os atores envolvidos nesse processo; e a construção do mapeamento dos processos com base em BPM, que foi um estudo exploratório descritivo. Resultados: A pesquisa foi respondida por 41 entrevistados, sendo que 76,92% indicou a padronização dos contratos como alternativa para abreviar a negociação. A desvinculação entre a análise jurídica do contrato e a avaliação ética do projeto foi indicada por 42,31% dos entrevistados como uma regra que poderia ser alterada nas instituições de pesquisa para aumentar a celeridade da tramitação contratual. Conclusão: A elaboração do mapa do processo da tramitação dos contratos oportunizou a visualização das atividades e dos fluxos que podem ser aperfeiçoados e a opinião dos entrevistados foi em complemento fundamental para a análise dos processos. Introduction: the formalization of the contract is essential for a clinical trial sponsored by the pharmaceutical industry to start at a research institution. The agility of the processes in the contractual negotiation is very important for the strategy of an institution that wants to be a reference in clinical research. In this sense, a process management discipline can contribute to the analysis of the current organizational processes and enables improvements from a broad view of the processes. Business Process Management (BPM) is a managerial discipline that proposes the achievement of organizational objectives through the definition, design, control and continuous transformation of business processes. Objectives: to carry out the mapping of the process of processing contracts related to clinical trials sponsored by the pharmaceutical industry, carried out at the Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA) and administered by the Fundação Médica do Rio Grande do Sul (Fundmed). Methods: the research used a mixed method, which was divided into three phases: a research on secondary data, related to contractual deadlines; an intersectional survey, of an exploratory nature, with the actors involved in this process; and the construction of the mapping of processes based on BPM, which was an exploratory descriptive study. Results: the survey was answered by 41 respondents, and 76.92% indicated the standardization of contracts as an alternative to shorten the negotiation. The untying between the legal analysis of the contract and the ethical evaluation of the project was indicated by 42.31% of respondents as a rule that could be changed in research institutions to increase the speed of contractual processing. Conclusion: the elaboration of the process mapping allowed the visualization of the activities and flows that could be improved and the opinion of the interviewees was a fundamental complement to the analysis of the processes.