Mettere ordine negli archivi digitali personali: cominciamo dalle regole per la denominazione di documenti e fascicoli

La denominazione di documenti e fascicoli digitali è una operazione fondamentale nella fase di formazione dell’archivio, perché da essa dipende la possibilità di renderli facilmente distinguibili l’uno dall’altro, perché agevola la “navigazione” all’interno della struttura dell’archivio, facilita le operazioni di ricerca dei documenti da parte del soggetto produttore e di tutti coloro che hanno la necessità di accedervi, non solo a distanza di pochi giorni dal momento della formazione, ma anche dopo mesi o anni. In altre parole, conoscere e saper utilizzare valide regole di denominazione consente di formare in maniera corretta un archivio digitale. In questo articolo viene proposto un decalogo per la denominazione di documenti e fascicoli digitali che ben si adatta al contesto italiano e che può essere utilmente adottato da tutti quei soggetti produttori che non si avvalgono di sistemi di gestione informatica dei documenti ai fini della formazione del proprio archivio, come spesso avviene nel caso degli archivi di persona e di piccole realtà professionali