Pharmacy Department management and organization

The WHO declared the SARS- CoV-2 outbreak a pandemic in March 11, 2020. Spain has been the third country with the highest number of reported cases of COVID-19. In the face of the pandemic, the authorities of the Autonomous Community of Madrid led an unprecedented transformation of hospital services by increasing the number of beds available, setting up temporary field hospitals in fairgrounds, and transforming hotels into support centers for patients with mild symptoms of COVID-19. In the light that this crisis will continue to be a real threat for the years to come, our hospital pharmacies need to be better prepared for similar outbreaks in the future. During the COVID-19 pandemic, the Department of Hospital Pharmacy of Hospital General Universitario Gregorio Marañón has faced four challenges: an exponential increase in the demand for resources, constant changes to therapeutic protocols and approaches, regulatory changes, and a dramatic impact on hospital staff (strain on human resources and psychological impact). This article is aimed at describing the main organizational changes implemented to the Department of Hospital Pharmacy of Hospital GU Gregorio Marañón and its relationship with other hospital pharmacies of the Community of Madrid. An account is provided of the strategies to be adopted for reorganizing a Department of Hospital Pharmacy and achieve a safe and effective use of medications. Strategies range from the creation of integral hospital task groups (COVID-crisis task group, protocolization task group, research task group) to the adaptation of the internal organization of the Department of Hospital Pharmacy, which encompasses aspects related to management and leadership; a communication plan (internal and external); staff management, and the reorganization and adaptation of processes. People, patients and professionals are at the core of these strategies. This paper is a reflection on key factors of "humanization in COVID times".Con fecha 11 de marzo de 2020 la Organización Mundial de la Salud declaró el estado de pandemia por SARS-CoV-2. En algunos momentos de la crisis, España fue el tercer país del mundo en número de casos. Las autoridades de la Comunidad de Madrid, una de las más afectadas, han respondido con una transformación hospitalaria sin precedentes, aumentando el número de camas disponibles, creando hospitales de campaña en recintos feriales y transformando hoteles en centros de apoyo para pacientes leves. Dado que la aparición de estas crisis continuará siendo una amenaza real en los próximos años, es necesario revisar la preparación de nuestros servicios de farmacia para afrontar este tipo de situaciones. El reto al que se ha enfrentado el Servicio de Farmacia del Hospital General Universitario Gregorio Marañón durante la crisis de la pandemia COVID-19 ha venido determinado por cuatro circunstancias: incremento exponencial de la demanda de recursos, cambios constantes en los protocolos y decisiones terapéuticas, cambios regulatorios y gran impacto en las personas (gestión de recursos y gestión de las emociones). En este trabajo se describen los principales cambios organizativos de un servicio de farmacia a través de la experiencia del Hospital General Universitario Gregorio Marañón y sus relaciones con otros servicios de farmacia de la Comunidad de Madrid. Se detallan los procedimientos que deben contemplarse para la reorganización de un servicio de farmacia para lograr un uso seguro y eficiente de los medicamentos. Se detallan desde la participación en los comités globales de hospital (comité de crisis COVID, comité de protocolización y comité de investigación) hasta la organización interna del servicio de farmacia, que incluyen: gestión y liderazgo, plan de comunicación (interna y externa), gestión de las personas, reorganización y adaptación de los procesos. Las personas, pacientes y profesionales son los grandes protagonistas de esta actuación, por lo que incluimos una reflexión sobre los factores clave para la “humanización en tiempos de COVID”.