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La preocupación legítima de los gobiernos actuales radica en controlar la información generada por las instituciones que los representan. Esta investigación propone una metodología para instrumentar auditorías archivísticas en esos espacios laborales donde la información fluye diariamente. Se concluye que al llevar a cabo esta labor se tendrá un mejor funcionamiento tanto de los sistemas institucionales como de la información que producen. Para asegurar lo anterior, se propone una metodología compuesta por tres elementos: a) Análisis de los flujos informacionales basados en la generación de la información archivística producto de las funciones institucionales, b) Revisión de la aplicación correcta de la gestión documental y, c) Estudio métrico que determine el uso e impacto de la información archivística. El método empleado se sustenta en un proceso analítico-reflexivo que será la antesala para futuros estudios.

Objetivo: Este artículo se propuso dilucidar el nexo entre la gestión documental y el desarrollo del gobierno digital cubano sustentado en el marco regulatorio nacional. Método: La investigación es un estudio de caso. Se aplicaron el método analítico-sintético y la técnica de análisis documental. Se examinó la base normativa jurídica y técnica a partir de interrogantes y parámetros. Resultado: La revisión de las normas jurídicas archivísticas permitió identificar debilidades en la gestión documental. La solución se asoció a la asunción de la norma ISO 15489-1 y las complementarias sobre la gestión de documentos archivísticos digitales. Conclusiones: Las debilidades del marco jurídico archivístico y la ausencia de normas técnicas internacionales en el marco regulatorio nacional dificulta la existencia de un vínculo efectivo entre la gestión documental y el gobierno digital en Cuba.

Objetivo: This article proposed to elucidate the nexus between records management and the development of the Cuban digital government, supported by the national regulatory framework. Methods: The research is a case study. The analytical-synthetic method and the documentary analysis technique were applied. The legal and technical normative base was examined based on questions and parameters. Results: The review of archival legal standards made it possible to identify weaknesses in records management. The solution was associated with the assumption of the ISO 15489-1 standard and the complementary ones on the management of digital records. Conclusions: The weaknesses of the archival legal framework and the absence of international technical standards in the national regulatory framework make it difficult to have an effective link between records management and digital government in Cuba. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

In the current highly digitized business landscape, efficient document management is crucial for increasing productivity and optimizing organizational processes. This need has been identified in this document, and an enhanced product named Infopoint, an enterprise content management software has been improved to provide intelligent document management through the implementation of advanced automation and artificial intelligence technologies. In document management, numerous processes are still manually executed, leading to errors and delays due to the burden of repetitive tasks. Manual management also causes internal delays and impacts interactions with clients, suppliers, and regulatory entities. Manual document searches consume valuable time and can result in unnecessary costs for the company. Infopoint addresses these challenges by incorporating automation features, particularly leveraging convolutional neural networks. This approach optimizes the functionality of incoming correspondence, reducing processing time by 29 %, on average. It also facilitates text and content searches within PDF documents, decreasing the average search time by 41 %. This article highlights how this improvement significantly reduces the time spent on correspondence management and information retrieval. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

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El presente artículo tiene como objetivo analizar el correo electrónico desde su origen hasta su consideración como un documento de archivo dentro de las instituciones públicas. Esto se logrará a través de una metodología exploratoria, descriptiva y desde una perspectiva archivística que permita tipificarlo como un documento de archivo con base en sus características de autenticidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad. Se abordará el desafío que representa el uso y la gestión de los correos electrónicos dentro de las instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. Al clasificarlos como documentos de archivo, se establece un punto de partida para asegurar que la gestión y el almacenamiento de los correos electrónicos sea óptimo, considerando estos elementos como registros de la comunicación en una organización o entre individuos. Estos proporcionan una fuente valiosa de información y evidencia en contextos legales y administrativos dentro de las instituciones públicas. Además, en la era digital, los correos electrónicos se han convertido en una herramienta de comunicación esencial en las organizaciones, lo que aumenta su relevancia al contener información crítica para la toma de decisiones, por lo que gestionarlos como documentos de archivo es la mejor elección.

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La conformación de una política en materia de gestión documental clara y objetiva, puede derivar en múltiples beneficios en la creación, captura, almacenamiento, uso y disposición de los documentos universitarios. La presente investigación tiene como objetivo determinar los componentes de una política de gestión documental para las universidades. Se utilizó como método principal el análisis documental y como técnica la revisión de documentos, aplicados sobre un grupo de políticas de gestión documental perteneciente a diferentes universidades. Se determinaron los componentes que debe contener una política, entre los que destacan: Glosario de términos, Preámbulo, Propósito, Declaración de Política, Alcance, Marco regulatorio y reglamentario, Sistemas de gestión documental, Responsabilidades, Relación con otras políticas, Vigencia y Referencias. Cabe destacar, que este resultado debe ser adaptado a las condiciones de cada institución de educación superior, al marco regulatorio, a la composición de su Sistema de Gestión Documental, así como al grado de preparación de sus especialistas. En la actualidad, las políticas de gestión documental se han convertido en un instrumento muy utilizado por las entidades para el logro de una acertada gestión documental. = The creation of a clear and objective document management policy can lead to multiple benefits in the creation, capture, storage, use and provision of university documents. This research aims to determine the components of a document management policy for universities. Document analysis was used as the main method and document review as a technique, applied to a group of document management policies belonging to different universities. The components that a policy must contain were determined, among which the following stand out: Glossary of terms, Preamble, Purpose, Policy Statement, Scope, Regulatory and regulatory framework, Document Management Systems, Responsibilities, Relationship with other policies, Validity and References. It should be noted that this result must be adapted to the conditions of each higher education institution, the regulatory framework, the composition of its Document Management System, as well as the degree of preparation of its specialists. Currently, document management policies have become an instrument widely used by entities to achieve successful document management.

Blockchain technology is well known for the transparency and immutability of the data stored in it. These characteristics are essential in a document management system where security mechanisms are required to prevent information forgery. Therefore, several authors have chosen to take advantage of the benefits of Blockchain technology in their document management systems for academic, medical, and work-related documents, among others. However, its implementation must include elements that reinforce information security, since documents often contain sensitive information that requires special treatment. This article reviews the most recent articles on document management with Blockchain in order to extract the security elements implemented in their solutions and make a synthesis that can be used as a basis for anyone interested in developing a similar system. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

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Objetivo: diseñar instrumentos de control documental para la Dirección Municipal de Planificación Física de Santo Domingo (Cuba), como vía para fortalecer la gestión organizacional. Métodos: el estudio presentado se clasifica como descriptivo. Para la obtención de resultados se utilizaron los métodos inducción – deducción, analítico – sintético, análisis documental clásico y la encuesta. Principales resultados: se diseñaron dos instrumentos de control documental para la Dirección Municipal de Planificación Física de Santo Domingo (Cuba), los mismos fueron: Cuadro de Clasificación Documental y tabla de retención, se estableció además la Comisión de Valoración Documental. Conclusiones: se evidenciaron condiciones desfavorables para la gestión documental en el Archivo Central del a Dirección Municipal de Planificación Física de Santo Domingo (Cuba). Se identifica la falta de espacio para los documentos, así como la ausencia de sistemas de gestión para automatizar los procesos de transferencia documental y digitalizar las series documentales. Se diseñaron instrumentos de gestión documental que contribuyen a minimizar los riesgos a los que se expone la organización y mejora su gestión.

Los cambios tecnológicos que se siguen experimentando durante el presente siglo XXI han provocado transformaciones radicales en las organizaciones, las cuales han tenido que implementar herramientas tecnológicas para poder seguir compitiendo en el mercado. Es a raíz de estos cambios que el cloud computing surge como un instrumento para optimizar la gestión empresarial. El propósito principal de esta investigación fue determinar la relación entre el cloud computing y la gestión documental en una empresa de servicios BPO. Cada una de las variables del estudio fue subdividida en tres dimensiones para una mejor comprensión. Metodológicamente, la investigación se desarrolló bajo el enfoque cuantitativo, alcance correlacional y utilizó el diseño no experimental transeccional correlacional-causal; la muestra estuvo conformada por 45 colaboradores de la empresa que laboran en las áreas de recursos humanos, gerencia de innovación y gestión de TI, a los cuales se les administró un cuestionario de 18 ítems estructurados bajo la forma de la escala de Likert. Luego del procesamiento y análisis de la información, se constató la existencia de una asociación directa y significativa entre el cloud computing y la gestión documental (p < .05), debido a que se obtuvo un coeficiente de correlación de Spearman de .596.

Del 2019 al 2021 se llevó a cabo la primera fase de un proyecto de gestión de la información en la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Universidad de Costa Rica, surgido como respuesta a las problemáticas identificadas en el proceso de autoevaluación 2007-2011, entre las que destacan: debilidades en el uso y la difusión de la información, un sistema de archivo débil que no ha sido gestionado ni actualizado de forma pertinente y la falta de políticas específicas para el manejo de los expedientes. El proyecto se aborda desde un enfoque cualitativo y busca describir la forma en que la gestión de información se desarrolla en la escuela, a la vez que brinda aportes que permiten fortalecer los procesos desarrollados. Contempla tres etapas: mapeo de la información, definición de políticas y preparación de los actores involucrados en la gestión de la información. Entre los principales logros destaca la mejora en la sistematización y la gestión de la información, así como el fortalecimiento de la comunicación interna. Esto se ve reflejado en la puesta en marcha de un sistema de gestión de documentos automatizado, un manual de procesos y la capacitación del personal docente y administrativo en la gestión documental. Se concluye sobre la necesidad de involucrar a diferentes actores en el proceso, además, trabajar de la mano con profesionales de otras disciplinas. Finalmente, se rescata la importancia de contar con recurso humano calificado como elemento clave para la calidad de los procesos documentales.

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La creación de una Política de Gestión Documental en universidades fortalece sus procesos informativo-documentales. El objetivo de la investigación es diseñar la Política de Gestión Documental para la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas. Dicho centro se encuentra en la ciudad de Santa Clara, siendo la casa de altos estudios más importante del centro de Cuba. Para el diseño del instrumento se utilizó como método fundamental el análisis documental y su técnica de revisión de documentos. Se presenta la Política a partir de la identificación y la descripción de los componentes de la misma, entre los cuales destacan: Glosario de términos, Preámbulo, Propósito, Declaración de Política, Alcance, Marco regulatorio y reglamentario, Sistemas de Gestión Documental, Responsabilidades, Relación con otras políticas, y Vigencia. La propuesta de la Política se encuentra en consonancia con los ejemplos de buenas prácticas establecidas a nivel internacional en universidades y con el análisis de las directrices normativas vinculadas a dicho proceso.

Mantener y preservar documentos archivísticos de calidad es hoy una preocupación para la comunidad archivística internacional. Una de las soluciones más aceptadas ha sido especificar requisitos en el campo de la gestión documental. Por lo anterior, se elaboró una propuesta metodológica para especificar requisitos de gestión documental aplicable en cualquier contexto organizacional, de manera rigurosa y didáctica. Se aplicó el análisis documental como método de investigación. Se examinaron cinco experiencias sobre el proceso de ingeniería de requisitos, que sirvieron como referentes para la propuesta metodológica. Se obtuvo una metodología flexible, sustentada en cuatro principios: enfoque de sistema, colaboración, iteración y continuidad, y transparencia. Se organizó en cuatro procesos: elicitación y análisis, documentación, negociación, y validación, cuya ejecución exitosa requiere la aplicación de un conjunto de métodos y técnicas definidos en el estudio.

The training of professionals specialized in archival or document management in Cuba has been a constant need. There is no national training program that allows to establish a benchmark to carry out improvement actions for professionals who work in the institutional file system. Based on the above, the objective was to design a reference program for the continuous training of specialists in the archival field. The study classified as descriptive. A training plan was designed for the specialization of professionals who work within the institutional file system in Cuba. It is concluded that user training constitutes a mandatory operational tool to promote continuous improvement of organizations based on document management. A user training program was designed as a reference framework to adapt to the needs of stakeholders and organizations. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

The creation of a clear and objective document management policy can lead to multiple benefits in the creation, capture, storage, use, and provision of university documents. This research aims to determine the components of a document management policy for universities. Document analysis was used as the main method and document review as a technique, applied to a group of document management policies belonging to different universities. The components that a policy must contain were determined, among which the following stand out: Glossary of terms, Preamble, Purpose, Policy Statement, Scope, Regulatory and regulatory framework, Document Management Systems, Responsibilities, Relationship with other policies, Validity and References. It should be noted that this result must be adapted to the conditions of each higher education institution, the regulatory framework, the composition of its Document Management System, as well as the degree of preparation of its specialists. Currently, document management policies have become an instrument widely used by entities to achieve successful document management. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

El principal objetivo de este trabajo es destacar la relación e importancia que la Gestión Documental brinda al medio ambiente como elemento incluido en el uso de buenas prácticas que contribuyan al ahorro del papel y por consiguiente al desarrollo sostenible, sin dejar de tener en cuenta a las evidencias como reflejo de las operaciones que en cualquier empresa se desarrolle. Conseguir además que se tome conciencia de los beneficios de ser amigable con el medio ambiente a través de la reducción del consumo de papel. Como metodología se utilizó el análisis – síntesis y el de causa- efecto. Los principales resultados alcanzados se recogen en las acciones que se han venido desarrollando en la Facultad de Economía a través de la ejecución de trabajos de diploma desplegados en el departamento de Ciencias Empresariales atendidos por la asignatura de Gestión de Información de su disciplina Informática y trabajos de la maestría en Gestión de Información en las Organizaciones de la Cátedra UNESCO en Gestión de Información para las Organizaciones. El software utilizado en el desarrollo de las mismas fue el Sistema de Gestión Documental ALFRESCO por ser libre. Se analizan buenas prácticas de varias organizaciones, así como los problemas que el gasto de papel acarrea al medio ambiente. El resultado de estos trabajos ha permitido la definición de los procesos de la aplicación de la Gestión Documental para el control de la documentación de la maestría así como de la Escuela del Graduado y otros organismos del estado estableciendo una cultura de trabajo que permitirá como conclusión, su aplicación a otros procesos en la Facultad de Economía.

En el presente artículo se aborda la tendencia actual de los sistemas de gestión documental como nuevos paradigmas de gestión organizacional. Se realiza un énfasis en el sector empresarial cubano y el impacto de la gestión de información, documental y del conocimiento en los nuevos escenarios del sector empresarial cubano en las actuales condiciones de actualización del Modelo Económico. Se destaca a su vez el trabajo por proyectos que se establece entre las universidades y el sector empresarial. Se exponen algunos resultados derivados del diagnóstico de los subsistemas de información, documentación y conocimiento, aplicadas en las Unidades Docentes pertenecientes al Grupo Empresarial en Perfeccionamiento, aportando sugerencias y buenas prácticas, que permitan retroalimentar a las organizaciones en el uso de metodologías, herramientas y tecnologías basadas en el acceso abierto que permita apoyar a las empresas en el cumplimiento de las resoluciones y decretos ley vigentes en el país; así como identificar los problemas que afectan al subsistema de gestión de información y documentación, elementos claves que constituyen factores dinamizadores en el éxito empresarial.

En la actualidad la información es considerada como un recurso estratégico de gran importancia, por lo que su gestión resulta un elemento vital para las organizaciones modernas. Esta investigación se basó en el estudio de la Gestión de Información en Farmacuba. Los diferentes métodos y técnicas de investigación empleados permitieron la realización del diagnóstico de la Gestión de Información, recursos tecnológicos y humanos lo que contribuyó a la organización del trabajo. Se logró la incorporación de nuevas aplicaciones para la Gestión Documental y como resultado se pudo ofrecer una guía metodológica que permita su aplicación a toda la empresa.

Este documento investigativo pretende construir un esquema más actualizado y riguroso de la naturaleza jurídica de la gestión documental en Colombia y la forma como se podrían proteger los derechos fundamentales a través de la función archivística. Esta investigación tiene como objetivo principal sumar elementos jurídicos para establecer los factores que han limitado la implementación integral de la gestión documental en Colombia en la actualidad. El texto investigativo se desarrolla en el marco de las siguientes líneas de investigación de la Universidad Libre de Colombia: i) Derecho, Estado, cultura y sociedad, ii) Desarrollo social y económico, y iii) Desarrollo sostenible, tecnología e innovación.

Objetivo: Diseñar instrumentos de control documental para la Dirección Municipal de Planificación Física de Santo Domingo, provincia Villa Clara, Cuba, para fortalecer dicha gestión de documentos. Métodos: El estudio se clasifica como descriptivo. Para la obtención de resultados se utilizaron los métodos inducción-deducción, analítico-sintético, análisis documental y la encuesta. Principales resultados: Se diseñaron dos instrumentos de control documental para la entidad; estos fueron: cuadro de clasificación documental y tabla de retención; se estableció además una Comisión De Valoración Documental. Conclusiones: Se evidenciaron condiciones desfavorables para la gestión documental en el Archivo Central de la organización. Se identifica la falta de espacio para los documentos, así como la ausencia de sistemas de gestión para automatizar los procesos de transferencia documental y digitalizar las series documentales. Se diseñaron instrumentos de gestión documental que contribuyen a minimizar los riesgos a los que se expone la organización y mejorar su gestión.

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El Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social para 2030 implica redimensionar la gestión documental de la Administración Pública y su correspondiente marco regulatorio, de manera que impulse prácticas informacionales responsables y transparentes. Se aplica el análisis documental en 322 fuentes legales y normativas cubanas respecto a la gestión documental. El análisis se realizó a partir de tres parámetros. Se presentan las deficiencias en cuanto a los requisitos de gestión documental en las regulaciones archivísticas y no archivísticas, así como los enfoques sobre la práctica profesional de gestión documental para el sector público. Se considera que estas son áreas de desarrollo esenciales para construir entornos informacionales que propicien la transparencia, la rendición de cuentas y la seguridad razonable en la función pública.

La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organización. La misión es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Cabe destacar que ningún documento oficial puede ser desechado ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa. Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema apunta también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así como de datos e información general en sus diversos formatos. Basados en estos principios, el presente trabajo de investigación pretende brindar un diagnóstico del nivel de eficacia y eficiencia como principio fundamental de la gestión documental en la carrera de Bibliotecología, Documentación y Archivo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Universidad Técnica de Manabí.

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La Gestión Documental enfocada desde la perspectiva de la Gobernanza de la Información, le proporciona a cualquier entidad universitaria una óptima gestión de todos sus procesos. Las tendencias internacionales apuntan a una integración entre los fundamentos teórico-prácticos existentes sobre Gestión Documental y la Gobernanza de Información. Mancomunar los modelos y principios básicos asociados a los procesos de evaluación documental es fundamental para logar una adecuada gestión organizacional. Son variados los autores que tratan esta temática, ya que los diagnósticos son aplicados por las diferentes instituciones cuando lo creen conveniente, destacando García (2012), Puerta (2016) y Mena & García (2019). La Metodología empleada para la realización del diagnóstico es el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información publicado en enero del 2015. La realización del dictamen mediante dicha metodología comprueba que el estado de la Gestión Documental desde la óptica de la Gobernanza de la Información en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas se encuentra en un nivel muy elemental.

Engineering work and engineering projects generate documents and records essential to the operation and maintenance of our way of life today. Many of the resulting infrastructures, buildings, and products must endure over time, and this is why companies need to maintain records of how things are done and were done. To preserve born-digital information assets in the long term, it is necessary to consider implementing digital preservation practices, which must be carried out in conjunction with proper records management from the moment the documents and content are created and generated. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

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El principal objetivo de este trabajo es destacar la relación e importancia que la Gestión Documental brinda al medio ambiente como elemento incluido en el uso de buenas prácticas que contribuyan al ahorro del papel y por consiguiente al desarrollo sostenible, sin dejar de tener en cuenta a las evidencias como reflejo de las operaciones que en cualquier empresa se desarrolle. Conseguir además que se tome conciencia de los beneficios de ser amigable con el medio ambiente a través de la reducción del consumo de papel. Como metodología se utilizó el análisis – síntesis y el de causa- efecto. Los principales resultados alcanzados se recogen en las acciones que se han venido desarrollando en la Facultad de Economía a través de la ejecución de trabajos de diploma desplegados en el departamento de Ciencias Empresariales atendidos por la asignatura de Gestión de Información de su disciplina Informática y trabajos de la maestría en Gestión de Información en las Organizaciones de la Cátedra UNESCO en Gestión de Información para las Organizaciones. El software utilizado en el desarrollo de las mismas fue el Sistema de Gestión Documental ALFRESCO por ser libre. Se analizan buenas prácticas de varias organizaciones, así como los problemas que el gasto de papel acarrea al medio ambiente. El resultado de estos trabajos ha permitido la definición de los procesos de la aplicación de la Gestión Documental para el control de la documentación de la maestría así como de la Escuela del Graduado y otros organismos del estado estableciendo una cultura de trabajo que permitirá como conclusión, su aplicación a otros procesos en la Facultad de Economía.

Este artículo tiene como objeto analizar el material publicitario generado por Repsol desde su creación a la actualidad y también el de presentar las herramientas utilizadas para la custodia y el archivo del mismo. El texto se divide en dos partes. Primero se hará un pequeño recorrido por la historia del documento publicitario en el sector de los hidrocarburos español, comenzando con la creación de las primeras empresas del sector y finalizando con la fundación de Repsol en 1987. En la segunda parte se detallarán las particularidades del uso del Archivo Histórico Fotográfico de Repsol y de TEBAS, los dos Sistemas de Gestión Documental que la compañía utiliza en la custodia, conservación y consulta de su patrimonio publicitario.

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Introduction: The documental administration and of file it shows the active material testimony that you/they are received or they generate for a certain office or administrative unit in the exercise of their activity, during the creation stage and procedure of the document. To have the truthful, objective and opportune information, so much for the taking of decisions, like for the rendition of the bosses' bill. Objective: consists on elaborating a program for the Documental Administration and Files the department of Science of the Information of the Center of Resource for the Learning and the Investigation (CRAI) of the University of Pinegrove of the River, that he/she responds to that settled down in the juridical dispositions approved in March of the 2020. Where he/she is defined the rules for the creation, reception, maintenance, use, disposition and preservation of the documents in all support type, through technical requirements that, integrated to the planeación structures and control, guarantee the efficiency of the administration. Material and methods: it was used as general method the dialectical-materialistic one, and the theoretical, empiric and statistical methods as the historical-logical one, the analysis-synthesis, they were applied survey to verify the existent problems and the descriptive statistic. Results and discussion: the elaborated program offers a sequence of logical and coherent steps where they are defined the bases for the documental administration and of file for the educational department. Conclusions: this program will be good to perfect the operation of the processes of documental administration and of file, also contributing to the organization and control to the resources of information of the entity. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

La Legislación Archivística de un país deviene en importante instrumento de gestión para los que tienen la tarea de preservar el Patrimonio Documental de los pueblos. Sus regulaciones y alcances, con sus aciertos y desaciertos, regulan de manera natural la vida del documento y la actividad de sus Archivos. Sin embargo, poco se ha escrito en materia de los preceptos que cada país debe regular en el orden de gestionar sus Archivos y documentos. Sin el ánimo de prestablecer recetas, pues se infiere que cada uno de los países se ajusta a su realidad objetiva, sus prioridades en el orden archivístico y sus realidades que el orden económico, político, social y cultural, el autor valora aspectos doctrinales sobre la Legislación Archivística, con énfasis en el objeto regulatorio de la misma, de manera que sirva como guía a la hora de establecer un sistema jurídico apropiado para los territorios de Latinoamérica.

La discusión explorada en este artículo se basa en la fotografía institucional producida por las instituciones, y tiene como objetivo discutir los caminos de tratamiento archivístico,como documento orgánico de las instituciones, es decir, con el producto de una función y el resultado de una actividad. Cuando hablamos del documento y sus implicaciones para los procedimientos de archivo, se observa que la fotografía ya se entiende como un documento de archivo, sin embargo, no se ha insertado satisfactoriamente en la gestión documental, cuya producción no se ve como una función trivial e integrada otras actividades, prevaleciendo aún el concepto de captar la realidad. Concluimos que es urgente revisar el tratamiento realizado en varios archivos que continúan identificando la fotografía institucional como un registro aislado e independiente, comenzando a describir individualmente, perdiendo así su contextualización.

El trabajo describe el entorno global de la fotografía, haciendo referencia particular a la imagen fotográfica como documento. Señala su importancia, usos y aplicaciones en la sociedad y menciona aspectos relativos a las operaciones básicas de la cadena documental: a) adquisición de documentos, b) análisis documental, c) descripción de fotografías, d) almacenamiento, y e) conservación y difusión de documentos. Como parte fundamental del contenido, reconoce la existencia de trabajos que anteceden las tareas de gestión documental de fotografías, desarrollados por: Caicedo Santacruz (1995), Valle Gastaminza (1999), Robledano Arillo (2002) y Sánchez Vigil (2006). Sus propuestas se consideran pieza clave para el desarrollo de lineamientos generales para la gestión de archivos fotográficos, como propuesta alternativa acorde al contexto del escenario actual en México. Como parte de dicha propuesta, se destaca el uso de normas y estándares internacionales: ISAD-G para la descripción documental; el grupo de metadatos Dublin Core para la sistematización, así como la plataforma tecnológica DSpace para el almacenamiento, publicación, difusión y preservación de recurso digitales. Se comparten además una serie de consideraciones finales a manera de conclusión y se registra el listado de fuentes consultadas para profundizar sobre estos tópicos.

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La gobernanza y gestión de servicios y sistemas de información disponen de una serie de normas que reúnen las mejores prácticas desarrolladas por instituciones y empresas. Esta experiencia se presenta en la forma de marcos de referencia que definen objetivos, indicadores y procesos, y que se pueden usar como guía para definir los procesos internos y comparar la actuación de las organizaciones con las buenas prácticas de la industria. Entre ellos destacan el modelo COBIT desarrollado por ISACA (Information Systems Audit and Control Association) y la norma internacional ISO/IEC 38500, dedicados a la gobernanza TIC. En este artículo se analiza la presencia de las prácticas de gestión documental en el marco del modelo COBIT y la visibilidad de las normas específicas de gestión de documentos ISO 15489 e ISO 30300 en el mismo.