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Links in the Information Chain, Cadernos BAD, N.�� 1-2 (1990)

Als zeitgeschichtliche und kulturhistorische Quellen können Nachlässe für die Forschung nur relevant werden, wenn sie erschlossen und damit recherchierbar sind. Diese Grundvoraussetzung kann von vielen verwahrenden Institutionen nicht mehr in ausreichender Weise geschaffen werden, Bestandszugang und Erschließungsleistung stehen häufig in einem Missverhältnis. Auch die Situation der Nachlasssammlung des Deutschen Exilarchivs 1933 – 1945 der Deutschen Nationalbibliothek, auf die sich die vorliegende Untersuchung bezieht, stellt sich entsprechend dar. Für die Definition einer minimalen, aber dennoch nutzbringenden Erschließungsleistung ist die Bewertung von Erschließungsalternativen durch die Benutzer von großer Relevanz. Anhand von Auswertungen von Benutzeranfragen und Vor-Ort-Benutzungen sowie persönlichen Interviews und einer Onlinebefragung wurden die Bedürfnisse der Benutzer des Deutschen Exilarchivs 1933-1945 und deren Bewertung des Informationsangebots erfragt. Die vorliegende Untersuchung hat Ansätze zur Vereinfachung und damit zur Beschleunigung der Nachlasserschließung ergeben. Vereinfachte, auch stark vereinfachte Konvolutbeschreibungen wurden von den Probanden sehr positiv bewertet. Detailangaben als Bestandteil der aktuell praktizierten Formalerschließung wurden dagegen nicht als unbedingt notwendige Erschließungsinformation bestätigt; zudem waren Teile der Erschließungsdaten aus Benutzersicht nicht ausreichend verständlich. Für die Präsentation von Erschließungsdaten und Digitalisaten ist im Bereich der Nachlasserschließung die Forderung nach einer „kulturgutaffinen“ Umsetzung zu unterstützen. Der geeigneten Präsentation von Nachlassgliederungen und der Möglichkeit der Navigation in Bestandsstrukturen kommt dabei besondere Bedeutung zu. Groberschließung bedeutet die Entscheidung für eine bewusste Qualitätsminderung bei der Nachlasserschließung. Zumindest temporär müssen der Zeitfaktor und die Verständlichkeit und Auffindbarkeit von Erschließungsinformationen vor der Forderung nach einer möglichst genauen Beschreibung rangieren. Literary estates can only be used as contemporary sources for historical and cultural research when they are indexed and searchable. In many archives and libraries this basic prerequisite can no longer be provided sufficiently, since additions to the collections and indexing activity often grow disproportionately. The situation of the collection of literary estates of the Deutsches Exilarchiv 1933-1945 of the Deutsche Nationalbibliothek, subject of this survey, reflects this divergence. The evaluation of alternative indexation by users themselves is very important for the definition of a reduced but nevertheless useful indexation. An analysis of users’ inquiries, on-site usage, personal interviews and an online questionnaire of Deutsche Exilarchiv 1933-1945 users and their appraisal of the offered information was the basis of ascertaining user needs. The presented study resulted in approaches towards simplification that will result in speeding-up indexation of the bequests. Simplified and even starkly simplified descriptions of convolutes were evaluated very positively by the interviewed users. On the contrary, detailed entries which are part of the current descriptive indexing were not confirmed as absolutely necessary information. Apart from this, from the users’ perspective part of the indexation data were not sufficiently comprehensible. The presentation of indexing data and digitized orginals should be oriented on the specification presets by the material. Of special importance in the presentation of literary estates are appropriate outlines and tools for navigating the structures. Rough indexing implies the conscious decision for quality reduction when indexing literary estates. At least for the time being the time factor for indexation, comprehensibility and retrieval, will have preference at the cost of descriptive indexation as exact as possible.

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