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This paper aims at providing an outline of the unsolved email preservation problem. Starting from a discussion of the major preservation challenges (such as the massive amount of emails sent and received, the issue of attachments in a variety of file formats, the issue of links to external resources, the issues of privacy and digital legacy, and so on), it moves on to the email preservation strategies proposed over the last twenty years (from printing to paper, to normalization to XML-based formats, to the use of PDF and PDF/A and its various profiles). Finally, the most interesting recent developments on email are discussed. In particular, great attention is given to the EA-PDF file format that seems to become the ultimate solution to the problem of email archiving and preservation.

Il contributo intende fornire una riflessione sulla scelta dei formati elettronici da utilizzare per l’acquisizione delle immagini in un progetto di digitalizzazione del patrimonio archivistico e librario. Fino ad oggi la scelta è caduta quasi sempre sul formato TIFF per quanto riguarda la produzione di immagini master mediante scansione (o, eventualmente, su uno dei formati RAW nel caso di acquisizione mediante macchina fotografica) e sul formato JPEG per quanto riguarda la produzione di immagini derivate. Tuttavia molti si domandano se queste scelte siano ancora corrette e se non vi siano altre possibilità che, da una parte, forniscano migliori garanzie per quanto riguarda la conservazione a lungo termine e, dall’altra, consentano una maggiore fruibilità. A questo proposito merita una attenta riflessione l’adozione del nuovo formato PDF/R, che ha ottenuto recentemente il riconoscimento come standard ISO, e che si propone come sostituto sia del formato TIFF che del formato JPEG. Trattandosi di un profilo del formato PDF ha ottime caratteristiche di fruibilità; inoltre, ha anche eccellenti caratteristiche di conservabilità a lungo termine, grazie alla sua conformità alle specifiche del PDF/A. Nel contributo verrà dapprima proposta una panoramica delle indicazioni fornite dalle principali linee guida nazionali in materia, poi verranno analizzate le alternative al TIFF e al JPEG come formati per la produzione di file master e file derivati, rispettivamente; infine, verrà analizzato il nuovo formato PDF/R mettendone in evidenza le caratteristiche che lo propongono come formato di elezione per i progetti di digitalizzazione del patrimonio archivistico e librario.

Nell’attuale contesto in cui le organizzazioni pubbliche e private sono impegnate nel processo di transizione al digitale, una delle principali novità portate dalle nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’Agenzia per l’Italia Digitale (di seguito: Linee guida)1, è la certificazione di processo, contenuta nell’Allegato 3, che ha la finalità di favorire la dematerializzazione di grandi quantità di documenti analogici attraverso la loro digitalizzazione massiva, la generazione di copie per immagine aventi lo stesso valore degli originali da cui sono tratte ed, eventualmente, la loro eliminazione. Fino ad oggi uno dei principali ostacoli a questo tipo di ‘trasformazione’ era stata la disponibilità di un’unica modalità per certificare la corrispondenza delle copie per immagine rispetto agli originali da cui sono tratte, ovvero quella del ‘raffronto’, impraticabile nel caso di grandi quantità di documenti da digitalizzare; l’altra modalità prevista dal Codice dell’amministrazione digitale, quella della certificazione di processo, non era ancora concretamente attuabile perché si rimaneva in attesa della pubblicazione delle linee guida contenenti le modalità operative. Nel mese di settembre 2020 le Linee guida sono state finalmente pubblicate e sono diventate pienamente applicabili dal 1° gennaio 2022. Le modalità operative per la certificazione di processo, descritte in dettaglio nell’Allegato 3, consentono ora di avviare progetti di dematerializzazione massiva di archivi analogici

L’articolo intende proporre una riflessione sulla trasformazione che negli ultimi venti/venticinque anni ha riguardato gli archivi di architettura, dove la produzione di documenti in formato digitale è cresciuta in maniera più che esponenziale. Ormai i tavoli da disegno sono stati completamente rimpiazzati da computer per il CAD (Computer aided design) ed è pratica comune che schizzi preparatori, progetti tecnici, modelli tridimensionali, prototipi, relazioni, presentazioni, fotografie, capitolati, contratti, documenti amministrativi in genere ma anche fotografie, registrazioni sonore e audiovisive e, più in generale, tutti i materiali documentari, siano prodotti con strumenti informatici. Questa trasformazione ha cambiato in modo profondo, e ancora troppo sottovalutato, le modalità di formazione, di organizzazione, di gestione, di conservazione e anche di comunicazione di documenti che da analogici stanno diventando sempre più digitali. Ma la consapevolezza della fragilità di questi archivi è ancora troppo poca. Quali sono le problematiche che questa transizione, dall’analogico al digitale, presenta? Quali le prospettive per gli archivi degli architetti? Come possono intervenire gli archivisti? L’articolo cerca di fornire una risposta a questi interrogativi. The article aims to reflect on the transformation that in the last twenty to twenty-five years has involved architectural archives, where the production of digital documents has grown more than exponentially. By now the drawing boards have been completely replaced by computers for CAD (Computer aided design) and it is common practice that preparatory sketches, technical projects, three-dimensional models, prototypes, reports, presentations, photographs, specifications, contracts, administrative documents but also photographs, sound and audiovisual recordings and, more generally, all documentary materials are produced with computers. This transformation has profoundly changed and in a way that is still too underestimated the methods of creating, organizing, managing, archiving and even communicating documents that are becoming more and more digital. But awareness of the fragility of these archives is still too low. What are the problems that this transition, from analog to digital, presents? What are the prospects for the archives of architects? How can archivists intervene? The article will try to answer these questions.

Il fondo Anna Lolli, custodito nel Museo Storico Pietro Mascagni a Bagnara di Romagna, racchiude, oltre a materiale di varia natura (tra cui spartiti musicali, fotografie autografate, pubblicazioni relative al musicista, ritagli di giornali dell'epoca ecc.), un vero e proprio “tesoro nascosto” formato dal carteggio tra Mascagni ed Anna Lolli. Si tratta di alcune migliaia di lettere, ad oggi conosciute ancora solo da pochi, che costituisce una fonte di primaria importanza per ricostruire non solo la vita del Maestro ma anche quella di tutti coloro che gravitarono attorno a lui. L’articolo descrive il progetto di valorizzazione di questo carteggio che ha avuto inizio nel 2018 e che consentirà di portare alla luce questo immenso patrimonio culturale relativo ad uno dei musicisti più importanti del XX secolo.

Si tratta della nota del curatore al volume "La digitalizzazione del patrimonio culturale. Linee guida, standard, esperienze" che affronta il tema della digitalizzazione del patrimonio culturale sia dal punto di vista teorico e della riflessione critica, sia dal punto di vista pratico con esperienze e casi di studio. Con questa iniziativa si vuole focalizzare l’attenzione sul patrimonio culturale nelle sue molteplici espressioni fornendo una visione completa delle problematiche connesse all’uso delle tecnologie informatiche per la loro salvaguardia, valorizzazione e fruizione. La prima parte è incentrata sugli obiettivi strategici della digitalizzazione dei beni culturali, presentando le novità più rilevanti in materia di linee guida, standard di riferimento e strumenti; la seconda è dedicata alla presentazione di esperienze e casi di studio di particolare interesse.

Partendo dall'analisi del repository digitale degli atti dei convegni dell’International Commission On Occupational Health (ICOH), il contributo affronta il tema della sicurezza degli archivi digitali, che presentano analogie e differenze nel confronto con gli archivi cartacei. Ad esempio, le minacce fisiche (alluvioni, inondazioni, incendi, etc.) sono sostanzialmente le stesse; vi sono poi dei fenomeni di natura tecnologica, come quelli legati alla corruzione dei bit, che presentano forti analogie con fenomeni simili che avvengono nel mondo analogico (si pensi ai danni provocati alla carta da alcune specie di agenti biologici). Vi sono, infine, minacce di tipo logico, come quelle legate agli attacchi di virus e ransomware, per le quali non è possibile trovare un corrispondente nel mondo analogico, ma che hanno un carico distruttivo che ha numerosi equivalenti nel dominio analogico (si pensi ai danni provocati da un incendio o da una alluvione). Tuttavia, tra i due mondi vi sono almeno due differenze sostanziali. La prima consiste nel fatto che mentre con gli archivi cartacei nel caso di un evento calamitoso (come un incendio) c’è il rischio concreto di perdere tutto, con gli archivi digitali, invece, un evento calamitoso non sarebbe così catastrofico perché, teoricamente, sarebbe possibile evitare qualsiasi perdita grazie alla possibilità di recuperare integralmente l’archivio a partire da una sua copia sincrona. La seconda, che costituisce il rovescio dalla medaglia, è costituita dal fatto che gli archivi digitali sono afflitti dal problema della conservazione digitale che li rende bisognosi di una “cura” continua, ben superiore rispetto a quella richiesta dagli archivi analogici.

This paper aims at addressing the issues of file formats assessment for the preservation of digital documents, which is critically important because the chance of preserving documents created in these formats and minimizing the migration operations that will become necessary over time depends greatly on it. In particular, the paper shows the methodology proposed by the Italian Agency for Digital Government who recently published the Guidelines on the creation, management and preservation of digital documents. For the first time worldwide, this methodology is based on a qualitative and quantitative method based on the evaluation of some properties of file formats and assigning them a score; the sum of these scores constitutes the so-called interoperability index which makes it possible to establish whether the format is prone to obsolescence or not. The method is explained with examples that show its potential. Some suggestions for improvement and further developments are then discussed.

La denominazione di documenti e fascicoli digitali è una operazione fondamentale nella fase di formazione dell’archivio, perché da essa dipende la possibilità di renderli facilmente distinguibili l’uno dall’altro, perché agevola la “navigazione” all’interno della struttura dell’archivio, facilita le operazioni di ricerca dei documenti da parte del soggetto produttore e di tutti coloro che hanno la necessità di accedervi, non solo a distanza di pochi giorni dal momento della formazione, ma anche dopo mesi o anni. In altre parole, conoscere e saper utilizzare valide regole di denominazione consente di formare in maniera corretta un archivio digitale. In questo articolo viene proposto un decalogo per la denominazione di documenti e fascicoli digitali che ben si adatta al contesto italiano e che può essere utilmente adottato da tutti quei soggetti produttori che non si avvalgono di sistemi di gestione informatica dei documenti ai fini della formazione del proprio archivio, come spesso avviene nel caso degli archivi di persona e di piccole realtà professionali

Il contributo affronta il tema degli archivi sonori che si stanno formando in questi anni, sia come risultato di interventi di digitalizzazione delle registrazioni analogiche presenti sui supporti di memorizzazione del passato che come risultato della produzione di nuove registrazioni audio. Questi interventi portano alla produzione di documenti sonori digitali in uno dei vari formati oggi disponibili e alla formazione di archivi che sono ormai nella loro quasi totalità digitali.

This paper deals with the issue of personal digital archives, reflecting on the consequences that digital technology will have on this kind of archives and trying to imagine what their future may be. The author is researching the issue about records media. In the past in personal archives there were mainly analogue documents (mostly paper), in present time we can find documents recorded on storage media such as floppy disks, optical media, USB sticks, hard disks (some of which are already obsolete and difficult to read). An increasing part of those documents are stored on cloud services (like Dropbox or Gdrive) whose access is protected by authentication methods and usually nobody shares their credentials with other people. The author is researching the following questions: in ten or twenty years or more, will we still be able to access these archives? What future awaits them? Will personal archives still exist? In this paper he is trying to answer how to address these issues.

A legislative framework plays a key role in defining cloud-based recordkeeping and digital preservation strategies, since it can impose limitations and restrictions and establish fixed rules to follow. Continuing and broadening the discussion from the previous chapter, this chapter aims to further analyze recent Italian legislation and policies for cloud computing services in the public sector and also to assess them against the fundamental requirements identified at national and international levels for effective recordkeeping and digital preservation systems. The research questions discussed in this chapter are linked to the third objective of the ITrust project ( Duranti & Jansen, 2013) and tries to answer questions such as: what is the relation between the Italian legislation on cloud computing and relevant and consolidated principles in the field of recordkeeping and digital preservation systems, and is the Checklist for Cloud Service Contracts developed by the ITrust (Bushey, Demoulin, How, & McLelland, 2016 ) useful at a national level? In order to assess the Italian legal framework and common practice, four case studies are also discussed. This chapter is based on the work of the ITrust Team Europe whose findings are collected in the Project Report EU35 The impact of the Italian legal framework for cloud computing on electronic recordkeeping and digital preservation system ( Allegrezza et al., 2018 ).

The paper is conceptually divided into two parts. The first part examines the issues of simplification and dematerialisation of administrative procedures showing how the only dematerialization of the documentation does not produce concrete and tangible results, as confirmed by the example presented in section 2, so widespread in the public sector as it is paradoxical. Then the errors that typically occur when you start a project of simplification and dematerialization are illustrated and the regulatory framework in Italy with particular reference to the so called “farewell to paper” that was scheduled to begin on August 12, 2016 is analysed. In the second part of the paper a project for simplification and dematerialisation of proceedings for the drafting and signing of the Rector’s decrees and executive measures by the University of Udine is presented which came to a successful conclusion using a document management system integrated in the management information system of documents.

Il contributo intende mettere in evidenza come negli ultimi anni l’interesse verso i temi dell’archiviazione e conservazione del web e dei social media sia cresciuto enormemente, parallelamente alla consapevolezza dell’importanza di tali “risorse” come fonti privilegiate per ricostruire la storia della nostra epoca. Come faranno gli storici del futuro a ricostruire il periodo storico che stiamo vivendo se le istituzioni della memoria non saranno capaci di archiviare e preservare i siti web e social media di enti pubblici, partiti, associazioni, organi di governo, personaggi politici, personaggi illustri in genere, dal momento che ormai tutto viene veicolato attraverso tali canali? La fragilità del web, poi, imporrebbe di agire subito ed avviare senza indugio iniziative di “web and social media archiving”, pena la scomparsa di quanto è stato reso disponibile online negli ultimi anni, ma su questo punto la situazione in Italia – salvo poche eccezioni – appare molto in ritardo rispetto agli altri paesi europei ed enormemente in ritardo rispetto ai paesi dell’area anglosassone. È urgente, quindi, avviare iniziative di sensibilizzazione su questi temi e di formazione delle competenze e delle professionalità necessarie per condurre progetti di archiviazione e conservazione del web e dei social media., Umanistica Digitale, No. 14 (2022)

Il saggio analizza alcune esperienze nazionali e internazionali di progetti di Public History incentrati sugli archivi fotografici personali.

Il saggio si propone di delineare il quadro normativo e di buone pratiche che riguardano la catalogazione e digitalizzazione degli archivi fotografici.

Secondo una prima istanza, la didattica può essere intesa innovativa quando sa creare una dialettica tra complessità del contesto e soluzioni metodologiche efficaci, sia in termini di mediazione, sia di sostenibilità dei processi. In seconda istanza, la didattica innovativa si lega al concetto di ambiente di apprendimento, in quanto il rinnovamento delle pratiche didattiche richiede un approccio sistemico, attento non solo alle metodologie impiegate, ma anche a tutti gli elementi che configurano l’evento formativo. In questa prospettiva il concetto di ambiente richiama quello di ecosistema fisico-digitale entro il quale si viene a collocare l’esperienza educativa (Panciroli 2017). Infatti, oggi il confine tra ambienti fisici e digitali tende sempre più ad assottigliarsi e in tal senso occorre un ripensamento dell’interazione uomo-informazione. In terza istanza, la didattica innovativa, in una prospettiva multimodale dell’esperienza educativa, fa riferimento all’uso integrato di differenti linguaggi (visivo, grafico, sonoro, video, corporeo), con un’attenzione particolare ai processi di acquisizione e rielaborazione delle conoscenze. Le diverse istanze finora delineate contribuiscono alla definizione di un modello didattico necessario per progettare, realizzare e valutare i processi di insegnamento/apprendimento in uno specifico ambiente, in vista del conseguimento di determinati obiettivi. La dimensione tecnologica si deve sviluppare parallelamente e sinergicamente alle ipotesi di lavoro che sono alla base della formulazione di progetti formativi (Baldacci, 2004). Partendo da questo quadro generale, l’articolo prende in esame alcune strategie d’insegnamento sperimentate, in rapporto ad ambienti sia fisici sia digitali, in alcuni corsi di studio dell’Università di Bologna.